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Englische E-Mail schreiben: Aufbau und Beispiele
Eine gute englische E-Mail nennt ihr Thema sofort, passt zum Empfänger und führt Schritt für Schritt zur gewünschten Reaktion. Du brauchst dafür einen konkreten Betreff, eine passende Anrede, einen übersichtlichen Hauptteil und einen höflichen Schluss.
Hake ab, was du schon kannst — und komm am Ende hierher zurück!
Vom Betreff bis zum Namen
Stell dir vor, du fragst eine Lehrkraft nach dem Termin für eine Präsentation. Die wichtigsten Informationen müssen schnell erkennbar sein.
Eine englische E-Mail folgt meist diesem Aufbau:
- Subject: Der Betreff nennt Thema, Vorgang oder Termin.
- Greeting: Die Anrede passt zur Beziehung zwischen dir und der angeschriebenen Person.
- Opening: Der erste Satz erklärt den Anlass.
- Body: Der Hauptteil enthält deine Informationen, Fragen oder Bitten.
- Closing sentence: Der Schlusssatz nennt die gewünschte Reaktion.
- Sign-off and name: Grußformel und Name beenden die Nachricht.
Subject: Question about the class trip
Dear Ms Taylor,
I am writing to ask about the class trip. Could you please tell me what time the bus leaves?
I look forward to your reply.
Kind regards,
Mia Keller
Der Betreff nennt das Thema. Der erste Satz erklärt den Anlass, der zweite stellt eine genaue Frage. Der Schlusssatz zeigt, dass Mia eine Antwort erwartet.
Ein guter Betreff ist kurz und konkret. Question about the class trip hilft mehr als Hello oder Important.
Formell oder informell schreiben
Wie du schreibst, hängt von Anlass, Beziehung und Empfänger ab. An eine unbekannte Person oder eine Lehrkraft schreibst du eher formell. Bei einem Freund darf der Ton lockerer sein.
Register
Das Register ist die sprachliche Stufe eines Textes. Ein formelles Register wirkt höflich und distanziert; ein informelles Register wirkt persönlicher und lockerer.
| Funktion | Eher formell | Eher informell |
|---|---|---|
| Anrede | Dear Mr Brown / Dear Ms Brown | Hi Leo / Hello Mia |
| Bitte | Could you please send me …? | Can you send me …? |
| Anlass | I am writing to ask about … | Just a quick note to ask … |
| Gruß | Kind regards / Yours sincerely | Best wishes / All the best |
Wenn du den Namen nicht kennst, ist Dear Sir or Madam eine formelle Möglichkeit. Kennst du eine Frau nur mit Nachnamen und weißt ihren Familienstand nicht, kannst du Ms verwenden.
In informellen E-Mails sind Kurzformen wie I’m oder I’ll üblich. In einer formellen E-Mail sind ausgeschriebene Formen wie I am und I will eine sichere Wahl.
Die Zeichensetzung nach Anrede und Grußformel kann je nach britischer, amerikanischer oder schulischer Konvention variieren. In dieser Seite stehen Kommas in den Beispielen. Wenn deine Aufgabe ein anderes Muster vorgibt, folge diesem Muster durchgehend.
Anliegen, Bitte und Anhang ausdrücken
Nach der Anrede nennst du ohne lange Vorrede deinen Anlass. Danach folgen die nötigen Einzelheiten. Behandle möglichst einen Gedanken pro Absatz.
Nützliche Formulierungen sind:
- I am writing to ask about … – Ich schreibe, um nach … zu fragen.
- Thank you for your email about … – Danke für deine beziehungsweise Ihre E-Mail über …
- Could you please send me …? – Könntest du beziehungsweise könnten Sie mir bitte … senden?
- Would it be possible to …? – Wäre es möglich, …?
- Please find attached … – Im Anhang befindet sich …
- I have attached … – Ich habe … angehängt.
- Please let me know if … – Bitte gib beziehungsweise geben Sie mir Bescheid, ob …
- I look forward to your reply. – Ich freue mich auf deine beziehungsweise Ihre Antwort.
Erwähne einen Anhang ausdrücklich im Text. So weiß die angeschriebene Person, dass eine Datei zur Nachricht gehört, und du bemerkst beim Überarbeiten leichter, falls sie noch fehlt.
Wähle in jeder Lücke die passende Form und prüfe anschließend deine Antworten.
Eine formelle Anfrage kann so beginnen: , the school project. the timetable?
Eine vollständige E-Mail verfassen
Nun verbindest du die Bausteine. Die folgende Aufgabe prüft, ob du Empfänger, Zweck und Register zusammen beachten kannst.
Schreibaufgabe
Du hast einen Termin mit deiner Englischlehrerin, Ms Green, verpasst. Schreibe eine kurze formelle E-Mail. Entschuldige dich, frage nach einem neuen Termin und bitte um eine Antwort.
Musterlösung
Subject: Request for a new meeting date
Dear Ms Green,
I am sorry that I missed our meeting today. Could we arrange a new meeting this week? I am free on Wednesday and Thursday afternoon.
Please let me know which time is convenient for you.
Kind regards,
Alex Weber
Die Nachricht nennt im Betreff ihr Ziel. Alex entschuldigt sich, macht eine konkrete Bitte und bietet zwei Zeiträume an. Dadurch kann Ms Green direkt reagieren.
Eine andere Lösung kann ebenfalls richtig sein. Prüfe dabei vier Fragen:
- Erkennt man den Anlass schon am Betreff?
- Passt der Ton zu einer Lehrkraft?
- Ist die gewünschte Handlung eindeutig?
- Enthält die Nachricht nur Informationen, die für die Antwort nötig sind?
Vor dem Senden überarbeiten
Eine verständliche E-Mail entsteht oft erst beim Überarbeiten. Lies sie mindestens einmal vollständig und prüfe sie in dieser Reihenfolge:
- Empfänger und Name: Ist die Adresse richtig und der Name korrekt geschrieben?
- Betreff: Nennt er das konkrete Thema?
- Register: Passen Anrede, Wortwahl und Grußformel zusammen?
- Inhalt: Stehen Anlass und gewünschte Handlung klar im Text?
- Absätze: Hat jeder Absatz einen erkennbaren Zweck?
- Anhang: Ist er erwähnt und tatsächlich beigefügt?
- Sprache: Sind Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung geprüft?
Kurz bedeutet nicht unhöflich. Eine gute E-Mail enthält alle nötigen Informationen, aber keine Umwege und Wiederholungen.
Karteikasten
Überlege zuerst selbst und drehe die Karte anschließend zum Prüfen um.
Alles auf einen Blick
- Englische E-Mail
- Zweck: Thema und gewünschte Reaktion deutlich machen
- Aufbau: Betreff, Anrede, Anlass, Hauptteil, Schluss, Name
- Register: formell bei Distanz, informell bei Vertrautheit
- Formulierungen: Anlass nennen, höflich bitten, Antwort erwarten
- Anhang: im Text ankündigen und vor dem Senden prüfen
- Überarbeitung: Namen, Klarheit, Absätze und Sprache kontrollieren
Abschluss-Check
Du kannst jetzt eine englische E-Mail planen, formulieren und prüfen. Entscheidend ist nicht eine möglichst komplizierte Sprache, sondern dass Empfänger, Zweck und nächster Schritt sofort verständlich sind.