Aufgaben des Rechnungswesens

Ein Unternehmen kann nur gut entscheiden, wenn es seine Zahlen kennt. Rechnungswesen sammelt diese Zahlen nicht aus Selbstzweck, sondern damit Vorgänge nachweisbar, verständlich und planbar werden. Nach dieser Erklärung kannst du die vier Hauptaufgaben des Rechnungswesens erklären und an Beispielen unterscheiden.

Deine Lernziele

• Ich kann erklären, wozu Rechnungswesen dient.
• Ich kann Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung unterscheiden.
• Ich kann externe und interne Adressaten des Rechnungswesens nennen.
• Ich kann einfache Geschäftsvorfälle den Aufgaben zuordnen.
• Ich kann typische Begriffe wie Beleg, Soll-Ist-Vergleich und Budget erklären.

Warum braucht ein Unternehmen Rechnungswesen?

In einem Unternehmen passieren täglich viele Vorgänge: Waren werden gekauft, Rechnungen geschrieben, Löhne gezahlt, Maschinen genutzt und Produkte verkauft. Ohne Ordnung wären diese Vorgänge kaum nachvollziehbar.

Definition

Rechnungswesen

Rechnungswesen ist die systematische Erfassung, Auswertung und Weitergabe von zahlenmäßigen Informationen über ein Unternehmen.

Die Aufgaben des Rechnungswesens lassen sich besonders gut in vier Bereiche ordnen: Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung. Diese Aufgaben bauen aufeinander auf. Erst wenn Daten sauber festgehalten werden, können sie später ausgewertet werden.

Beispiel

Ein kleiner Fahrradladen verkauft ein Fahrrad für 480 Euro.

Ohne Rechnungswesen weiß man vielleicht: Geld kam rein.

Mit Rechnungswesen weiß man genauer: Wann wurde verkauft? Welche Rechnung gehört dazu? Wie hoch waren Einkaufspreis und Gewinn? Muss Umsatzsteuer abgeführt werden? Wie viele Fahrräder sind noch auf Lager?

Merke

Rechnungswesen macht Unternehmensvorgänge nachvollziehbar. Es verwandelt einzelne Belege in nutzbare Informationen.

Dokumentation: Alles belegbar machen

Die erste Aufgabe ist die Dokumentation. Sie sorgt dafür, dass Geschäftsvorfälle nicht nur erinnert, sondern nachgewiesen werden können.

Definition

Dokumentation

Dokumentation bedeutet, dass alle relevanten Geschäftsvorfälle vollständig, geordnet und nachvollziehbar festgehalten werden.

Ein wichtiger Grundsatz lautet: Kein Geschäftsvorfall ohne Beleg. Ein Beleg kann zum Beispiel eine Rechnung, Quittung, Lohnabrechnung oder ein Kontoauszug sein.

Definition

Beleg

Ein Beleg ist ein Nachweis für einen Geschäftsvorfall, zum Beispiel eine Rechnung oder Quittung.

Beispiel

Ein Unternehmen kauft Bürostühle für 600 Euro.

Schritt 1: Die Rechnung wird aufbewahrt.

Schritt 2: Der Vorgang wird in der Buchführung erfasst.

Schritt 3: Später kann geprüft werden, wann und warum die Ausgabe entstanden ist.

Ohne Beleg wäre der Vorgang schwer nachweisbar.

Merke

Dokumentation schaut zuerst zurück: Was ist passiert und wie kann man es belegen?

Information: Zahlen verständlich bereitstellen

Dokumentierte Daten sollen nicht in Ordnern verschwinden. Sie werden aufbereitet, damit Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens sie verstehen können.

Definition

Information

Information bedeutet, dass das Rechnungswesen wichtige Daten für Entscheidungen, Berichte und gesetzliche Pflichten bereitstellt.

Interne Adressaten sind zum Beispiel Geschäftsführung, Abteilungsleitungen oder Controlling. Externe Adressaten können Finanzamt, Banken, Eigentümerinnen und Eigentümer oder andere gesetzlich berechtigte Stellen sein.

Beispiel

Die Geschäftsführung möchte wissen, welches Produkt den höchsten Gewinnbeitrag liefert.

Das Rechnungswesen liefert Zahlen zu Verkaufspreisen, Kosten und Absatzmengen.

Eine Bank möchte vor einem Kredit wissen, wie stabil das Unternehmen finanziell ist.

Das externe Rechnungswesen liefert dafür geordnete Abschlüsse und Kennzahlen.

Kontrolle: Abweichungen erkennen

Kontrolle bedeutet nicht, Menschen misstrauisch zu überwachen. Im Rechnungswesen heißt es: Zahlen prüfen, vergleichen und Abweichungen erkennen.

Definition

Kontrolle

Kontrolle im Rechnungswesen bedeutet, wirtschaftliche Vorgänge anhand von Zahlen zu prüfen und Abweichungen sichtbar zu machen.

Besonders wichtig sind Vergleiche. Ein Unternehmen kann aktuelle Zahlen mit früheren Zahlen, geplanten Zahlen oder anderen Betrieben vergleichen.

Definition

Soll-Ist-Vergleich

Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Werte den tatsächlich erreichten Werten gegenüber.

Beispiel

Ein Unternehmen plant Materialkosten von 10.000 Euro im Monat.

Tatsächlich entstehen 12.500 Euro.

Soll: 10.000 Euro.

Ist: 12.500 Euro.

Abweichung: 2.500 Euro mehr als geplant.

Jetzt kann das Unternehmen prüfen: Sind Preise gestiegen? Wurde mehr produziert? Gab es Verschwendung?

Gut zu wissen

Kontrolle ist nur hilfreich, wenn daraus Fragen und Maßnahmen entstehen. Eine Abweichung ist nicht automatisch ein Fehler, aber sie muss verstanden werden.

Planung: Zukunft mit Zahlen vorbereiten

Planung nutzt vergangene und aktuelle Zahlen, um Entscheidungen für die Zukunft vorzubereiten.

Definition

Planung

Planung im Rechnungswesen bedeutet, zukünftige Entwicklungen mit Zahlen vorzubereiten, zum Beispiel Budgets, Kosten oder erwartete Umsätze.

Planung ist unsicher, weil die Zukunft nicht feststeht. Trotzdem ist sie wichtig. Unternehmen müssen entscheiden, ob sie investieren, Personal einstellen, Preise ändern oder Vorräte erhöhen.

Definition

Budget

Ein Budget ist ein geplanter Geldbetrag für einen bestimmten Zweck oder Zeitraum.

Beispiel

Ein Sportgeschäft verkauft im Frühling besonders viele Laufschuhe.

Aus den Verkaufszahlen des letzten Jahres erkennt es: Im März und April steigt die Nachfrage.

Planung:

Mehr Ware rechtzeitig bestellen.

Mehr Personal für Beratung einplanen.

Ein Werbebudget für Laufschuhe festlegen.

Die Planung nutzt alte Daten, um zukünftige Entscheidungen besser vorzubereiten.

Merke

Planung schaut nach vorn: Was erwarten wir, und welche Mittel brauchen wir dafür?

Bereiche und Adressaten

Die vier Aufgaben tauchen in verschiedenen Bereichen des Rechnungswesens auf. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen externem und internem Rechnungswesen.

Definition

Externes Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen richtet sich vor allem an Außenstehende und erfüllt gesetzliche Berichts- und Nachweispflichten.

Definition

Internes Rechnungswesen

Internes Rechnungswesen richtet sich an das Unternehmen selbst und unterstützt Steuerung, Kontrolle und Planung.

Zum externen Rechnungswesen gehört zum Beispiel die Finanzbuchhaltung mit Jahresabschluss. Zum internen Rechnungswesen gehört häufig die Kosten- und Leistungsrechnung. Außerdem gibt es Statistik und Vergleichsrechnung sowie Planungsrechnung.

Beispiel

Extern:

Das Unternehmen erstellt eine Bilanz für den Jahresabschluss.

Intern:

Die Geschäftsführung vergleicht die Kosten zweier Produktionsverfahren.

Planung:

Für das nächste Jahr wird ein Investitionsbudget erstellt.

Prüfungsmodus: Aufgaben zuordnen

In Klassenarbeiten bekommst du oft kurze Situationen. Frage dich: Wird etwas festgehalten, mitgeteilt, überprüft oder für die Zukunft geplant?

Beispiel

Situation 1: Eine Eingangsrechnung wird gespeichert.

Aufgabe: Dokumentation.

Situation 2: Die Geschäftsführung erhält eine Übersicht über Umsätze und Kosten.

Aufgabe: Information.

Situation 3: Geplante und tatsächliche Materialkosten werden verglichen.

Aufgabe: Kontrolle.

Situation 4: Für das nächste Jahr wird ein Werbebudget festgelegt.

Aufgabe: Planung.

Alles auf einen Blick

Abschluss-Check

Zusammenfassung

Das Rechnungswesen hat vier zentrale Aufgaben: Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung. Dokumentation hält Geschäftsvorfälle belegbar fest. Information bereitet Zahlen für interne und externe Adressaten auf. Kontrolle prüft Entwicklungen und Abweichungen. Planung nutzt Zahlen, um zukünftige Entscheidungen vorzubereiten. Zusammen helfen diese Aufgaben, ein Unternehmen transparent und steuerbar zu machen.