Rechnungswesen

Wenn ein Unternehmen etwas einkauft, verkauft oder bezahlt, entstehen Zahlen. Diese Zahlen dürfen nicht einfach irgendwo verschwinden. Sie werden gesammelt, geordnet und ausgewertet. So kann ein Unternehmen erkennen, ob es gut wirtschaftet.

Deine Lernziele

• Du kannst erklären, wozu Rechnungswesen gebraucht wird.
• Du kennst die vier Aufgaben des Rechnungswesens.
• Du unterscheidest externes und internes Rechnungswesen.
• Du verstehst wichtige Begriffe wie Aufwand, Ertrag, Kosten und Leistung.
• Du kannst einfache Beispiele aus dem Unternehmensalltag einordnen.

Wozu braucht man Rechnungswesen?

Stell dir vor, eine Schülerfirma verkauft belegte Brötchen in der Pause. Sie kauft Brötchen, Käse und Servietten ein. Danach verkauft sie alles an Mitschüler. Am Ende will sie wissen: Haben wir Gewinn gemacht? Haben wir genug Geld für den nächsten Einkauf?

Definition

Rechnungswesen bedeutet: Ein Unternehmen erfasst, ordnet und bewertet seine wirtschaftlichen Vorgänge. Wirtschaftliche Vorgänge sind Ereignisse, die sich in Geld ausdrücken lassen und zum Beispiel Geld, Waren oder Schulden verändern.

Das Rechnungswesen macht aus einzelnen Belegen verständliche Informationen. Ein Beleg ist ein Nachweis für einen Geschäftsvorfall, zum Beispiel eine Rechnung, ein Kassenbon oder ein Kontoauszug. Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang im Unternehmen, der sich in Geld ausdrücken lässt.

Beispiel

Eine Schülerfirma kauft für 40 Euro Getränke ein. Sie bekommt dafür eine Rechnung. Dieser Einkauf ist ein Geschäftsvorfall. Die Rechnung ist der Beleg.

Merke

Ohne Beleg kann ein Unternehmen einen Geschäftsvorfall meist nicht sauber nachweisen. Deshalb gilt im Rechnungswesen: Erst der Beleg, dann die Buchung.

Die vier Aufgaben des Rechnungswesens

Wenn du für eine Klassenfahrt Geld einsammelst, brauchst du Überblick. Du notierst Einzahlungen, informierst die Klasse, prüfst offene Beträge und planst die Ausgaben. Ähnlich arbeitet ein Unternehmen mit seinem Rechnungswesen.

Definition

Die vier Grundaufgaben des Rechnungswesens sind Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung.

Dokumentation bedeutet: Alle Geschäftsvorfälle werden vollständig und geordnet festgehalten.
Information bedeutet: Die gesammelten Daten werden so aufbereitet, dass andere sie verstehen können.
Kontrolle bedeutet: Das Unternehmen prüft, ob Ziele erreicht wurden und ob die Zahlen sinnvoll aussehen.
Planung bedeutet: Das Unternehmen nutzt Zahlen, um zukünftige Entscheidungen vorzubereiten.

Beispiel

Eine Bäckerei sieht in ihren Unterlagen, dass im Winter mehr heiße Getränke verkauft werden. Sie bestellt für den nächsten Winter mehr Becher und plant mehr Personal am Morgen ein.

Gut zu wissen

Die vier Aufgaben hängen zusammen. Erst werden Daten dokumentiert. Danach können sie informieren, kontrollieren und bei der Planung helfen.

Externes Rechnungswesen

Manche Zahlen braucht nicht nur das Unternehmen selbst. Auch das Finanzamt, Banken oder Gesellschafter wollen wissen, wie ein Unternehmen wirtschaftlich dasteht. Dafür gibt es das externe Rechnungswesen.

Definition

Externes Rechnungswesen ist der Teil des Rechnungswesens, der Informationen für Personen und Stellen außerhalb des Unternehmens bereitstellt. Es folgt gesetzlichen Regeln und zeigt die wirtschaftliche Lage nach außen.

Ein wichtiger Teil davon ist die Finanzbuchhaltung. Sie erfasst laufend Geschäftsvorfälle, die später in wichtige Übersichten einfließen. Zwei zentrale Übersichten sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.

Definition

Vermögen ist alles, was einem Unternehmen wirtschaftlich gehört, zum Beispiel Geld, Waren, Maschinen oder Gebäude. Kapital zeigt, woher dieses Vermögen finanziell stammt, zum Beispiel von Eigentümern oder aus Krediten.

Eine Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital an einem bestimmten Stichtag. Sie zeigt vereinfacht: Was besitzt das Unternehmen und wie wurde es finanziert?

Ein Ertrag erhöht den Gewinn. Ein Aufwand vermindert den Gewinn. Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, stellt Erträge und Aufwendungen einer Zeitspanne gegenüber. Sie zeigt, ob ein Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht hat.

Eine Forderung ist ein Anspruch auf eine Zahlung. Sie entsteht zum Beispiel, wenn ein Unternehmen etwas verkauft und der Kunde erst später bezahlt.

Beispiel

Ein Fahrradladen besitzt Fahrräder, Werkzeug und Geld auf dem Bankkonto. Gleichzeitig hat er noch einen Kredit bei der Bank. In der Bilanz sieht man diese Werte an einem bestimmten Tag. In der GuV sieht man dagegen, ob der Laden im ganzen Jahr mehr verdient als verbraucht hat.

Merke

Externes Rechnungswesen blickt nach außen. Es soll nachvollziehbar, vergleichbar und regelgerecht sein.

Internes Rechnungswesen

Nicht alle Zahlen sind für die Öffentlichkeit bestimmt. Viele Zahlen helfen vor allem der Unternehmensleitung. Sie will wissen: Welches Produkt lohnt sich? Wo sind Kosten zu hoch? Welche Entscheidung wäre wirtschaftlich klug?

Definition

Internes Rechnungswesen ist der Teil des Rechnungswesens, der Informationen für Entscheidungen innerhalb des Unternehmens liefert. Es wird oft auch Controlling genannt.

Im internen Rechnungswesen geht es besonders um Kosten und Leistungen. Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern oder Dienstleistungen für den eigentlichen Betriebszweck. Leistungen sind die bewerteten Ergebnisse des eigentlichen Betriebszwecks.

Beispiel

Eine Druckerei stellt Hefte her. Papier, Druckfarbe und Maschinenstrom verursachen Kosten. Die gedruckten und verkauften Hefte sind Leistungen der Druckerei.

Ein wichtiges Werkzeug ist die Kosten- und Leistungsrechnung. Sie untersucht, welche Kosten entstehen und wofür sie anfallen. Dadurch kann ein Unternehmen Preise besser berechnen und unwirtschaftliche Abläufe erkennen.

Beispiel

Ein Café berechnet, dass ein Stück Kuchen mit Zutaten, Strom und Arbeitszeit 1,80 Euro kostet. Wenn es den Kuchen für 3,50 Euro verkauft, kann es prüfen, ob der Preis zur Kostenlage passt.

Merke

Internes Rechnungswesen blickt nach innen. Es hilft beim Steuern, Vergleichen und Entscheiden.

Statistik, Vergleich und Planung

Eine einzelne Zahl sagt oft wenig. Wenn ein Kiosk im Juni 900 Euro Umsatz macht, klingt das erst einmal gut. Spannend wird es, wenn du weißt, ob es im Mai 700 Euro oder 1.200 Euro waren.

Definition

Betriebswirtschaftliche Statistik sammelt und ordnet Unternehmensdaten. Eine Vergleichsrechnung setzt Zahlen miteinander in Beziehung, damit Entwicklungen sichtbar werden.

Ein Zeitvergleich vergleicht Werte aus verschiedenen Zeiträumen. Ein Soll-Ist-Vergleich vergleicht geplante Werte mit tatsächlich erreichten Werten. Ein Betriebsvergleich vergleicht ein Unternehmen mit ähnlichen Unternehmen.

Beispiel

Eine Schülerfirma plant für den Monat 300 Euro Umsatz. Tatsächlich erreicht sie 260 Euro. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt eine Abweichung von 40 Euro. Danach kann die Gruppe überlegen, ob Werbung, Preis oder Sortiment verändert werden sollten.

Definition

Planungsrechnung bedeutet: Ein Unternehmen rechnet mit erwarteten zukünftigen Zahlen. Es plant zum Beispiel Umsätze, Kosten, Investitionen oder Personal.

Beispiel

Ein Sportgeschäft erwartet im Frühling mehr Nachfrage nach Laufschuhen. Es plant daher einen höheren Einkauf, mehr Werbung und genug Personal für Beratung.

Merke

Vergleiche zeigen, was passiert ist. Planung nutzt diese Erkenntnisse für das, was als Nächstes passieren soll.

Wichtige Grundbegriffe unterscheiden

Im Rechnungswesen klingen manche Wörter ähnlich. Trotzdem bedeuten sie nicht dasselbe. Besonders wichtig sind Einzahlung, Auszahlung, Einnahme, Ausgabe, Ertrag, Aufwand, Kosten und Leistung.

Definition

Eine Einzahlung liegt vor, wenn Geld in die Kasse oder auf das Bankkonto fließt. Eine Auszahlung liegt vor, wenn Geld aus der Kasse oder vom Bankkonto abfließt.

Beispiel

Ein Kunde überweist 50 Euro an ein Unternehmen. Das ist eine Einzahlung. Das Unternehmen bezahlt 20 Euro bar für Briefmarken. Das ist eine Auszahlung.

Definition

Eine Einnahme erhöht das Geldvermögen eines Unternehmens. Eine Ausgabe vermindert das Geldvermögen. Geldvermögen meint hier nicht nur Bargeld und Bankguthaben, sondern auch Forderungen und Schulden.

Beispiel

Ein Unternehmen verkauft Ware auf Rechnung für 100 Euro. Das Geld ist noch nicht auf dem Konto. Trotzdem entsteht eine Einnahme, weil eine Forderung gegenüber dem Kunden entsteht.

Kosten und Leistungen kennst du schon aus dem internen Rechnungswesen. Sie beziehen sich auf den eigentlichen Betriebszweck. Nicht jeder Aufwand ist automatisch eine Kostenart für das Kerngeschäft, und nicht jeder Ertrag ist automatisch eine Leistung.

Beispiel

Eine Schreinerei verkauft einen selbst gebauten Tisch. Der Verkauf ist eine Leistung. Holz für diesen Tisch verursacht Kosten. Wenn die Schreinerei ein altes Firmenauto verkauft, kann dabei ein Ertrag entstehen, aber das ist nicht ihre typische Leistung.

Zusammenfassung

Rechnungswesen ist das Zahlensystem eines Unternehmens. Es erfasst Geschäftsvorfälle, ordnet Belege und macht wirtschaftliche Vorgänge verständlich. So kann ein Unternehmen nachweisen, informieren, kontrollieren und planen.

Merke

Rechnungswesen beantwortet drei große Fragen: Was ist passiert? Was bedeutet das für den Erfolg? Was sollte als Nächstes geplant werden?