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Rechnungswesen: Aufgaben und Teilbereiche
Rechnungswesen erfasst betriebliche Vorgänge in Zahlen, wertet sie aus und macht sie für Entscheidungen nutzbar. So kann ein Unternehmen belegen, was geschehen ist, seine Lage beurteilen, Abweichungen erkennen und die Zukunft planen.
Hake ab, was du schon kannst — und komm am Ende hierher zurück!
Vom Beleg zur Entscheidung
Ein Betrieb kauft Material, verkauft Waren, bezahlt Löhne und nimmt Geld ein. Jeder solche wirtschaftliche Vorgang ist ein Geschäftsvorfall. Das Rechnungswesen hält diese Vorgänge systematisch fest und wertet die entstehenden Daten aus.
Rechnungswesen
Das betriebliche Rechnungswesen umfasst Verfahren, mit denen ein Unternehmen zahlenmäßig erfassbare Vorgänge dokumentiert, auswertet und für Information, Kontrolle und Planung nutzt.
Die Grundkette lautet:
- Ein Vorgang findet statt, zum Beispiel ein Materialeinkauf.
- Ein Beleg weist ihn nach, zum Beispiel eine Rechnung.
- Die Daten werden erfasst und geordnet.
- Auswertungen zeigen etwa Vermögen, Schulden, Kosten oder Abweichungen.
- Interne und externe Personen nutzen die Informationen für Prüfungen und Entscheidungen.
Buchführung ist damit ein Teil des Rechnungswesens. Sie erfasst Geschäftsvorfälle nach festgelegten Regeln. Das Rechnungswesen geht weiter: Es vergleicht, kontrolliert und plant auch.
Vier Aufgaben greifen ineinander
Die Aufgaben Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung bilden keinen losen Katalog. Dokumentierte Daten liefern Informationen. Diese ermöglichen Kontrollen und bilden die Grundlage für neue Pläne.
| Aufgabe | Leitfrage | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|
| Dokumentation | Was ist geschehen und wie lässt es sich nachweisen? | Ein Geschäftsvorfall wird mit Beleg erfasst. |
| Information | Wie ist die wirtschaftliche Lage? | Eine Auswertung zeigt zum Beispiel Bestände, Schulden oder Erfolg. |
| Kontrolle | Wurden Ziele erreicht und arbeitet der Betrieb wirtschaftlich? | Soll- und Ist-Werte oder Kosten werden verglichen. |
| Planung | Was soll künftig geschehen? | Budgets, Absatzmengen oder Investitionen werden vorausberechnet. |
Ein Poster-Shop kauft Papier auf Rechnung, produziert Poster und verkauft sie.
- Dokumentation: Die Eingangsrechnung über das Papier wird erfasst.
- Information: Die Geschäftsleitung sieht, welche Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten besteht.
- Kontrolle: Sie vergleicht die tatsächlichen Papierkosten mit dem vorgesehenen Betrag.
- Planung: Für den nächsten Monat legt sie fest, wie viel Papier und Budget voraussichtlich nötig sind.
Derselbe Geschäftsfall kann also mehrere Aufgaben auslösen. Entscheidend ist die jeweilige Frage, nicht nur der Gegenstand „Papier“.
Frage bei einer Aufgabe nach dem Zweck: nachweisen bedeutet Dokumentation, Lage zeigen Information, prüfen und vergleichen Kontrolle, Zukunft vorbereiten Planung.
Vier Teilbereiche übernehmen verschiedene Rollen
Damit die vielen Fragen bearbeitet werden können, wird das Rechnungswesen meist in vier Teilbereiche gegliedert.
| Teilbereich | Kernaufgabe | Typische Frage | Adressaten |
|---|---|---|---|
| Externes Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung | Geschäftsvorfälle nach rechtlichen Regeln erfassen und die wirtschaftliche Lage nach außen darstellen | Welche Vermögens-, Schulden- und Erfolgswerte sind auszuweisen? | unter anderem Staat, Gläubiger und Eigentümer |
| Internes Rechnungswesen, besonders Kosten- und Leistungsrechnung | innerbetriebliche Kosten und Leistungen untersuchen | Welche Kosten entstehen wo und für welches Produkt? | Management und betriebliche Bereiche |
| Statistik und Vergleichsrechnung | Daten verdichten und mit Zeiträumen, Plänen oder anderen Betrieben vergleichen | Wie hat sich der Umsatz entwickelt oder wie groß ist eine Abweichung? | vor allem interne Entscheidungsträger |
| Planungsrechnung | aus Daten, Zielen und Annahmen künftige Sollwerte ableiten | Welches Budget oder welche Absatzmenge wird vorgesehen? | vor allem Management |
Kosten- und Leistungsrechnung
Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, untersucht den innerbetrieblichen Leistungsprozess. Sie fragt, welche Kosten entstanden sind, wo sie entstanden sind und wofür sie entstanden sind.
Externes und internes Rechnungswesen nutzen teilweise dieselben Ausgangsdaten, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke. Das externe Rechnungswesen muss rechtliche Vorgaben beachten. Das interne Rechnungswesen kann stärker an den Entscheidungsbedarf des Betriebs angepasst werden.
Statistik und Planungsrechnung verbinden die Bereiche: Vergleiche machen Entwicklungen und Abweichungen sichtbar; die Planung nutzt solche Erkenntnisse für neue Ziele. Die Bereiche arbeiten deshalb zusammen, obwohl man sie funktional unterscheiden kann.
Wer braucht welche Informationen?
Dieselbe Unternehmenszahl kann für verschiedene Gruppen eine andere Bedeutung haben. Deshalb hilft die Frage: Wer will mit der Information welche Entscheidung oder Prüfung treffen?
| Gruppe | Typisches Informationsinteresse | Beispiel |
|---|---|---|
| Eigentümer | Erfolg, Wertentwicklung und Verwendung des eingesetzten Kapitals | Erzielt das Unternehmen Gewinn und entwickelt es sich wie erwartet? |
| Gläubiger, etwa Banken | Zahlungsfähigkeit und Rückzahlungsrisiko | Kann das Unternehmen Zinsen und Kreditraten voraussichtlich zahlen? |
| Staat, besonders Finanzbehörden | ordnungsgemäße Aufzeichnungen und Besteuerungsgrundlagen | Sind Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und Steuern richtig ermittelt? |
| Management | Kosten, Abweichungen, Liquidität und Handlungsalternativen | Welches Produkt ist wirtschaftlich und welche Maßnahme soll geplant werden? |
Eigentümer, Gläubiger und Staat greifen häufig auf Informationen des externen Rechnungswesens zurück. Das Management nutzt zusätzlich detaillierte interne Auswertungen. Die Interessen können sich überschneiden: Gewinn interessiert etwa Eigentümer und Management, aber aus unterschiedlichen Entscheidungsperspektiven.
Zehn Informationen sicher zuordnen
Nutze zuerst die Leitfrage des jeweiligen Teilbereichs. Ordne jede Information E für externes Rechnungswesen, K für Kosten- und Leistungsrechnung, V für Statistik und Vergleichsrechnung oder P für Planungsrechnung zu.
| Nr. | Betriebliche Information |
|---|---|
| 1 | Eine Kundenrechnung wird mit Datum und Betrag erfasst. |
| 2 | Die Materialkosten je produziertem Fahrrad werden ermittelt. |
| 3 | Die Umsätze des ersten und zweiten Quartals werden gegenübergestellt. |
| 4 | Das Werbebudget für das nächste Jahr wird festgelegt. |
| 5 | Für eine Bank wird die Bilanz des abgelaufenen Jahres bereitgestellt. |
| 6 | Die Personalkosten der Montageabteilung werden untersucht. |
| 7 | Tatsächlicher und geplanter Stromverbrauch werden verglichen. |
| 8 | Die eigene Ausschussquote wird dem Branchendurchschnitt gegenübergestellt. |
| 9 | Der voraussichtliche Geldbedarf für eine neue Maschine wird berechnet. |
| 10 | Die Selbstkosten eines Reparaturauftrags werden ermittelt. |
Entscheide erst selbst und begründe jede Zuordnung mit der Kernfrage des Bereichs. Prüfe danach deine Lösung:
| Nr. | Lösung | Begründung |
|---|---|---|
| 1 | E | Die Finanzbuchhaltung erfasst den Geschäftsvorfall anhand der Rechnung. |
| 2 | K | Die Kosten werden einem Produkt als Kostenträger zugeordnet. |
| 3 | V | Zwei Zeiträume werden verglichen. |
| 4 | P | Ein künftiges Budget wird vorgegeben. |
| 5 | E | Die Bilanz stellt die Lage gegenüber einer außenstehenden Bank dar. |
| 6 | K | Kosten werden nach ihrem Entstehungsort untersucht. |
| 7 | V | Ein Soll-Ist-Vergleich zeigt eine Abweichung. |
| 8 | V | Ein Betriebsvergleich nutzt einen externen Maßstab. |
| 9 | P | Ein zukünftiger Kapitalbedarf wird vorausberechnet. |
| 10 | K | Kosten werden einem Auftrag als Kostenträger zugeordnet. |
Begründe nach der Funktion, nicht nach einem einzelnen Wort: Eine Zahl aus der Finanzbuchhaltung kann später in einem Vergleich oder einer Planung erneut verwendet werden.
Vom Geschäftsfall zu guten Fragen
Nun überträgst du die vier Aufgaben auf einen neuen Fall:
Eine Fahrradwerkstatt führt einen Abhol- und Bringdienst ein. Dafür kauft sie Transportboxen auf Rechnung. Nach drei Monaten liegen Rechnungen, Fahrtkosten, Auftragserlöse und Kundenauftragszahlen vor. Die Geschäftsleitung entscheidet, ob der Dienst ausgebaut werden soll.
Formuliere zu diesem Fall je eine Frage für Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung. Eine mögliche Lösung lautet:
- Dokumentation: Sind Kaufrechnung und weitere Belege des Dienstes vollständig und geordnet erfasst?
- Information: Welche Erlöse, Fahrtkosten und Auftragszahlen weist der Dienst nach drei Monaten aus?
- Kontrolle: Wie weichen die tatsächlichen Fahrtkosten und Auftragszahlen von den geplanten Werten ab?
- Planung: Soll der Dienst ausgebaut werden, und welches Budget sowie welche Kapazität sind dafür künftig nötig?
Die Fragen bauen aufeinander auf: Ohne verlässliche Dokumentation ist auch die Information über die Lage unsicher. Die Informationsfrage stellt Werte fest; die Kontrollfrage vergleicht sie mit Zielwerten. Erst danach lässt sich eine begründete Zukunftsentscheidung planen.
Karteikasten
Überlege zuerst selbst und drehe die Karte anschließend zum Prüfen um.
Alles auf einen Blick
- Rechnungswesen
- Aufgaben: dokumentieren, informieren, kontrollieren, planen
- Externes Rechnungswesen: geregelte Erfassung und Information nach außen
- Kosten- und Leistungsrechnung: Kosten nach Art, Ort und Zweck untersuchen
- Statistik und Vergleich: Entwicklungen und Abweichungen sichtbar machen
- Planungsrechnung: zukünftige Sollwerte und Maßnahmen festlegen
- Adressaten: Eigentümer, Gläubiger, Staat und Management
- Prozess: Beleg, Erfassung, Auswertung, Kontrolle, Entscheidung