Internes Rechnungswesen

Stell dir vor, eine Schülerfirma verkauft Pausen-Snacks. Am Ende reicht es nicht zu wissen, wie viel Geld in der Kasse liegt. Ihr wollt auch wissen, welcher Snack sich lohnt, welcher zu teuer ist und welchen Preis ihr verlangen solltet.

Genau bei solchen Fragen hilft das interne Rechnungswesen.

Deine Lernziele

• Du kannst erklären, wozu internes Rechnungswesen dient.
• Du kannst internes und externes Rechnungswesen unterscheiden.
• Du kennst Kosten, Erlöse und wichtige Teilbereiche der Kostenrechnung.
• Du kannst einfache Entscheidungen mit Zahlen begründen.

Worum es beim internen Rechnungswesen geht

Wenn ein Unternehmen eine Entscheidung trifft, braucht es gute Informationen. Es muss zum Beispiel wissen, ob ein Produkt Gewinn bringt, ob eine Maschine sinnvoll ist oder ob ein Preis zu niedrig angesetzt wurde.

Das interne Rechnungswesen ist der Teil des Rechnungswesens, der Informationen für Personen im Unternehmen sammelt, ordnet und auswertet. Rechnungswesen bedeutet: Ein Unternehmen hält wirtschaftliche Vorgänge in Zahlen fest. Beim internen Rechnungswesen geht es also nicht zuerst um Behörden oder die Öffentlichkeit, sondern um Entscheidungen im Unternehmen.

Definition

Das interne Rechnungswesen liefert Zahlen für Planung, Steuerung und Kontrolle im Unternehmen. Es hilft zum Beispiel bei Preisen, Kosten, Investitionen und der Bewertung einzelner Produkte oder Bereiche.

Beispiel

Eine Bäckerei überlegt, ob sie belegte Brötchen neu anbieten soll. Dafür reicht die Frage nicht: Wie viel Geld kommt rein? Die Bäckerei muss auch prüfen: Was kosten Brötchen, Käse, Arbeitszeit, Strom und Verpackung? Erst dann kann sie entscheiden, ob sich das Angebot lohnt.

Merke

Internes Rechnungswesen beantwortet vor allem die Frage: Welche Entscheidung ist für das Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll?

Internes und externes Rechnungswesen

Damit du das interne Rechnungswesen sicher verstehst, brauchst du den Gegensatz dazu. Das externe Rechnungswesen ist der Teil des Rechnungswesens, der Informationen für Personen und Stellen außerhalb des Unternehmens bereitstellt. Dazu gehören zum Beispiel Banken, Investoren oder das Finanzamt.

Der wichtigste Unterschied liegt also bei den Adressaten. Adressaten sind die Personen oder Gruppen, für die eine Information bestimmt ist. Intern bedeutet: für das Unternehmen selbst. Extern bedeutet: für Außenstehende.

Beispiel

Ein Unternehmen erstellt eine Bilanz für das Finanzamt. Das ist externes Rechnungswesen. Dasselbe Unternehmen rechnet intern aus, ob Produkt A oder Produkt B mehr Gewinn bringt. Das ist internes Rechnungswesen.

Ein weiterer Unterschied: Das externe Rechnungswesen folgt vielen gesetzlichen Regeln. Das interne Rechnungswesen kann freier gestaltet werden, weil es vor allem für die eigene Unternehmensführung da ist. Trotzdem müssen die Zahlen sinnvoll, nachvollziehbar und ehrlich ausgewertet werden.

Merke

Extern heißt: nach außen berichten. Intern heißt: innen entscheiden.

Kosten, Erlöse und Erfolg

Im internen Rechnungswesen tauchen viele Begriffe auf. Besonders wichtig sind Kosten und Erlöse. Kosten sind der in Geld bewertete Verbrauch von Gütern oder Arbeit für den eigentlichen Betriebszweck. Vereinfacht: Kosten entstehen, wenn ein Unternehmen etwas einsetzt, um seine Produkte herzustellen oder Aufträge auszuführen.

Ein Erlös ist der in Geld bewertete Gegenwert für verkaufte Produkte oder erledigte Aufträge. Wenn ein Unternehmen also Ware verkauft oder einen Auftrag abrechnet, entstehen Erlöse.

Beispiel

Eine Druckerei stellt Flyer her. Papier, Druckfarbe, Maschinenzeit und Arbeitszeit verursachen Kosten. Wenn die Kundin die Flyer bezahlt, erzielt die Druckerei Erlöse.

Der Erfolg zeigt, ob sich das wirtschaftlich lohnt. Im internen Rechnungswesen spricht man oft vom Betriebsergebnis. Einfach gerechnet gilt: Erfolg ist Erlöse minus Kosten.

Sind die Erlöse höher als die Kosten, entsteht ein positiver Erfolg. Im Alltag sagt man oft Gewinn. Sind die Kosten höher als die Erlöse, entsteht ein negativer Erfolg. Im Alltag sagt man oft Verlust.

Beispiel

Ein Unternehmen verkauft 100 Trinkflaschen für je 8 Euro. Die Erlöse betragen also 800 Euro. Die gesamten Kosten liegen bei 620 Euro. Der Erfolg beträgt 180 Euro.

Gut zu wissen

Nicht jede Auszahlung ist automatisch eine Kostenposition. Wenn ein Unternehmen einen Kredit zurückzahlt, fließt Geld ab. Für die Kostenrechnung zählt aber besonders, welcher Verbrauch durch den Betriebszweck entsteht.

Die drei Kernfragen der Kostenrechnung

Eine Leistung ist ein betriebliches Ergebnis, das ein Unternehmen für Kunden oder für den eigenen Betrieb erstellt. Das kann ein Produkt, eine Reparatur oder eine Beratung sein. Der wichtigste Bereich des internen Rechnungswesens ist die Kosten- und Leistungsrechnung. Sie untersucht, welche Kosten entstehen und welche Leistungen oder Erlöse ihnen gegenüberstehen. Dabei helfen drei große Fragen.

Die Kostenartenrechnung fragt: Welche Kosten sind angefallen? Sie sortiert Kosten nach Arten, zum Beispiel Materialkosten, Löhne, Miete oder Strom.

Beispiel

Eine Fahrradwerkstatt sammelt alle Kosten eines Monats. Sie findet heraus: 2 000 Euro Material, 3 500 Euro Löhne, 900 Euro Miete und 300 Euro Strom. Das ist der Blick der Kostenartenrechnung.

Die Kostenstellenrechnung fragt: Wo sind die Kosten angefallen? Eine Kostenstelle ist ein Bereich im Unternehmen, dem Kosten zugeordnet werden, zum Beispiel Produktion, Verwaltung oder Verkauf.

Beispiel

Die Fahrradwerkstatt teilt ihre Kosten auf: Werkstatt, Lager und Büro. So sieht sie, welcher Bereich besonders hohe Kosten verursacht.

Die Kostenträgerrechnung fragt: Wofür sind die Kosten angefallen? Ein Kostenträger ist ein Produkt oder eine Leistung, die Kosten trägt, zum Beispiel ein repariertes Fahrrad, ein Ersatzteilpaket oder eine Inspektion.

Beispiel

Die Werkstatt berechnet, wie viel eine Fahrradinspektion im Durchschnitt kostet. Dazu ordnet sie Material, Arbeitszeit und passende Gemeinkosten dieser Leistung zu. So kann sie einen sinnvollen Preis festlegen.

Merke

Kostenartenrechnung fragt: Welche Kosten? Kostenstellenrechnung fragt: Wo? Kostenträgerrechnung fragt: Wofür?

Einzelkosten, Gemeinkosten, fixe und variable Kosten

Bei Entscheidungen reicht es oft nicht, nur die Gesamtkosten zu kennen. Du musst auch wissen, wie gut Kosten zugeordnet werden können und ob sie sich mit der Menge verändern.

Einzelkosten sind Kosten, die du einem Produkt oder Auftrag direkt zurechnen kannst. Gemeinkosten sind Kosten, die mehrere Produkte oder Bereiche gemeinsam betreffen und deshalb verteilt werden müssen.

Beispiel

Eine Tischlerei baut Schreibtische. Das Holz für einen bestimmten Schreibtisch sind Einzelkosten. Die Miete der Werkstatt sind Gemeinkosten, weil dort viele verschiedene Möbel hergestellt werden.

Variable Kosten verändern sich mit der hergestellten Menge. Wenn mehr produziert wird, steigen sie meistens. Fixe Kosten bleiben in einem bestimmten Zeitraum gleich, auch wenn sich die Menge ändert.

Beispiel

Für jeden Schreibtisch braucht die Tischlerei zusätzliches Holz. Das sind variable Kosten. Die Monatsmiete für die Werkstatt bleibt gleich, egal ob 10 oder 20 Schreibtische gebaut werden. Das sind fixe Kosten.

Diese Begriffe helfen, Entscheidungen genauer zu prüfen. Wenn ein Unternehmen kurzfristig einen Zusatzauftrag annimmt, sind oft die variablen Kosten besonders wichtig. Langfristig müssen aber auch fixe Kosten gedeckt werden.

Merke

Einzelkosten und Gemeinkosten sagen, ob Kosten direkt zurechenbar sind. Variable und fixe Kosten sagen, ob Kosten von der Menge abhängen.

Entscheidungen mit internem Rechnungswesen

Internes Rechnungswesen ist kein Zahlen-Selbstzweck. Es soll Entscheidungen vorbereiten. Dazu gehören Preisentscheidungen, Investitionen, Produktvergleiche und die Frage, ob ein Unternehmen etwas selbst herstellen oder einkaufen sollte.

Eine Investition ist eine größere Ausgabe, die langfristig Nutzen bringen soll. Zum Beispiel kauft ein Unternehmen eine Maschine, damit es schneller oder günstiger produzieren kann. Die Investitionsrechnung prüft, ob sich eine solche Entscheidung wirtschaftlich lohnt.

Beispiel

Eine Saftfirma überlegt, eine neue Abfüllmaschine zu kaufen. Die Maschine kostet viel Geld, spart aber Arbeitszeit und kann mehr Flaschen pro Stunde füllen. Das interne Rechnungswesen vergleicht Kosten, erwartete Einsparungen, zusätzliche Erlöse und Risiken.

Auch bei der Preisbildung hilft das interne Rechnungswesen. Eine Kalkulation ist eine Rechnung, mit der ein Unternehmen Kosten, Zuschläge und Preise bestimmt. Sie zeigt, welcher Preis mindestens nötig ist oder welcher Preis am Markt sinnvoll sein könnte.

Beispiel

Ein Online-Shop verkauft bedruckte T-Shirts. Pro Shirt entstehen 6 Euro Materialkosten, 4 Euro Arbeitskosten und anteilige Gemeinkosten von 3 Euro. Die Selbstkosten liegen bei 13 Euro. Soll das Shirt 15 Euro kosten, bleibt nur wenig Spielraum. Bei 22 Euro ist mehr Erfolg möglich, aber der Preis muss auch für Kunden akzeptabel sein.

Gut zu wissen

Gute Entscheidungen brauchen nicht nur Rechnen. Auch Nachfrage, Wettbewerb, Qualität, Risiko und langfristige Ziele zählen. Das interne Rechnungswesen liefert dafür eine wichtige Grundlage.

Zusammenfassung

Das interne Rechnungswesen liefert Informationen für Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens. Es hilft bei Planung, Steuerung und Kontrolle. Anders als das externe Rechnungswesen richtet es sich vor allem an interne Adressaten und ist weniger stark durch gesetzliche Berichtspflichten geprägt.

Wichtige Begriffe sind Kosten, Erlöse und Erfolg. Kosten zeigen den bewerteten Verbrauch für den Betriebszweck. Erlöse entstehen durch verkaufte Produkte oder erledigte Aufträge. Der Erfolg ergibt sich vereinfacht aus Erlösen minus Kosten.

Die Kostenrechnung arbeitet mit drei Kernfragen: Welche Kosten sind angefallen? Wo sind sie angefallen? Wofür sind sie angefallen? Dazu nutzt sie Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung.