Beschaffung: Ziele, Ablauf und Entscheidungen

Ein Möbelhersteller benötigt Holz, Schrauben, Maschinenwartung und Büroausstattung. Die Beschaffung sorgt dafür, dass solche Güter und Dienstleistungen in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit, in erforderlicher Qualität und zu passenden Konditionen verfügbar sind.

Beschafft werden zum Beispiel:

• direkte Güter, die unmittelbar in ein Verkaufsprodukt eingehen, etwa Holz für einen Tisch;
• indirekte Güter, die den Betrieb unterstützen, etwa Büromaterial;
• Betriebsmittel, etwa Maschinen und Werkzeuge;
• Dienstleistungen, etwa Wartung oder IT-Unterstützung.

Beschaffung, Einkauf und Logistik unterscheiden

Im Alltag werden Einkauf und Beschaffung oft gleich verwendet. Für eine genaue betriebliche Betrachtung ist die Beschaffung jedoch umfassender: Der Einkauf betrifft vor allem Verhandlung, Bestellung, Annahme und Zahlung. Die Beschaffung schließt auch langfristige Planung, Lieferantenmanagement und Risikobewertung ein.

Die Logistik übernimmt vor allem Transport und Lagerung. Vereinfacht gesagt: Beschaffung sichert die Verfügbarkeit; Logistik bewegt und lagert die Güter.

Prozessmodelle können je nach Unternehmen unterschiedlich viele Schritte enthalten. Ein übersichtliches Grundmodell besteht aus sechs Schritten:

1. Bedarf ermitteln: Was wird wann, in welcher Menge und Qualität benötigt?
2. Lieferanten auswählen: Welche Anbieter erfüllen die Anforderungen?
3. Angebote vergleichen und bestellen: Preise, Qualität, Lieferzeit und Bedingungen werden geprüft.
4. Lieferung überwachen: Das Unternehmen verfolgt, ob Termin und Menge eingehalten werden.
5. Wareneingang prüfen: Gelieferte Menge, Zustand und Qualität werden mit der Bestellung verglichen.
6. Rechnung prüfen und zahlen: Erst nach dem Abgleich wird die Zahlung freigegeben.

Strategisch, taktisch und operativ handeln

• Strategische Beschaffung plant langfristig. Sie untersucht Beschaffungsmärkte, legt Grundsätze fest und entwickelt Lieferantenbeziehungen.
• Taktische Beschaffung setzt die Strategie mittelfristig um, etwa durch Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Vertragsverhandlungen.
• Operative Beschaffung deckt den aktuellen Bedarf. Dazu gehören Bestellen, Überwachen, Prüfen und Bezahlen.

Digitale Beschaffungssysteme werden E-Procurement genannt. Sie können Anforderungen, Bestellungen, Freigaben und Rechnungen verbinden. Dadurch werden Abläufe transparenter und wiederkehrende Schritte können automatisiert werden.

Kaufen Beschäftigte ohne Abstimmung außerhalb der festgelegten Verfahren ein, spricht man von Maverick Buying. Dadurch können vereinbarte Preise, Qualitätsregeln oder Freigaben umgangen werden.

Beschaffung verfolgt mehrere Ziele gleichzeitig:

• niedrige Einkaufs- und Prozesskosten;
• sichere und pünktliche Versorgung;
• passende Qualität;
• geringe Lagerkosten;
• flexible Reaktion auf Veränderungen;
• ökologische und soziale Verantwortung.

Diese Ziele können sich widersprechen. Eine große Bestellmenge ermöglicht möglicherweise einen günstigeren Stückpreis. Gleichzeitig bindet sie Geld, benötigt Lagerraum und erhöht Bestandskosten. Kleine Bestellungen entlasten das Lager, können aber häufiger Bestellaufwand und höhere Preise verursachen.

Versorgungssicherheit und Just-in-Time

Bei Just-in-Time, kurz JIT, trifft Material möglichst genau dann ein, wenn es in der Produktion benötigt wird. Das senkt den vorgelagerten Lagerbestand. Das Verfahren verlangt jedoch zuverlässige Lieferanten, planbare Mengen und funktionierende Kommunikation. Verzögert sich eine Lieferung, kann die Produktion stillstehen.

Auch die Wahl der Bezugsquellen verändert den Zielkonflikt:

• Local Sourcing nutzt nahe Anbieter. Kurze Wege können Lieferungen erleichtern, die Preise können aber höher sein.
• Global Sourcing erweitert die weltweite Auswahl und kann Preisvorteile bieten. Längere Wege und Kommunikationsprobleme können das Risiko erhöhen.
• Mehrere geeignete Lieferanten schaffen Handlungsoptionen, wenn ein Anbieter ausfällt.

Nachhaltigkeit mitprüfen

Nachhaltige Beschaffung berücksichtigt drei miteinander verbundene Bereiche:

• ökonomisch: Das Unternehmen soll dauerhaft wirtschaftlich handeln.
• ökologisch: Umweltwirkungen und Ressourcenverbrauch sollen berücksichtigt werden.
• sozial: Arbeitsbedingungen und der Ausschluss von Kinderarbeit gehören zur Lieferantenbewertung.

Nachhaltigkeit ist damit kein einzelnes Zusatzkriterium. Sie kann Lieferantenauswahl, Materialien, Transportwege und Vertragsbedingungen beeinflussen.

Eine gute Entscheidung verbindet Zahlen mit einer Prüfung des Sachzusammenhangs. Zwei typische Werkzeuge sind der Meldebestand und der gewichtete Angebotsvergleich.

Den Meldebestand berechnen

Beim Bestellpunktverfahren wird bestellt, sobald der Bestand einen vorher festgelegten Meldebestand erreicht. Dieser soll den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit und einen Sicherheitspuffer abdecken.

Meldebestand = Mindestbestand + täglicher Verbrauch · Wiederbeschaffungszeit

Der Mindestbestand ist der Sicherheitspuffer. Die Wiederbeschaffungszeit reicht von der Bestellung bis zur Einlagerung.

Der errechnete Meldebestand ist nur so zuverlässig wie seine Annahmen. Schwanken Verbrauch oder Lieferzeit stark, muss der Betrieb den Puffer und die Risiken zusätzlich beurteilen.

Lieferanten gewichtet vergleichen

Bei einem gewichteten Vergleich erhalten wichtige Kriterien ein höheres Gewicht. Jede Bewertung wird mit dem Gewicht multipliziert; anschließend werden die Ergebnisse addiert.

Folgen einer Störung untersuchen

Fällt eine Lieferung aus, wirkt die Störung oft über die Beschaffung hinaus:

1. Material fehlt.
2. Die Produktion kann sich verzögern.
3. Die Logistik kann fertige Produkte später ausliefern.
4. Der Absatz kann zugesagte Termine nicht halten.
5. Rechnungswesen und Finanzierung müssen veränderte Zahlungen oder zusätzliche Kosten berücksichtigen.

So wird sichtbar: Betriebliche Funktionen arbeiten als vernetzter Prozess und nicht als isolierte Abteilungen.

Du beherrschst den Kern des Themas, wenn du nicht nur den billigsten Anbieter findest, sondern erklären kannst, wie eine Beschaffungsentscheidung Kosten, Versorgung, Qualität, Nachhaltigkeit und andere Unternehmensbereiche beeinflusst.