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Betriebliche Funktionen: Zusammenspiel verstehen
Betriebliche Funktionen sind zusammengehörige Aufgabenbereiche eines Unternehmens. Beschaffung, Leistungserstellung und Absatz bilden einen Kernprozess: Das Unternehmen stellt benötigte Mittel bereit, erzeugt eine Leistung und verwertet sie am Markt. Weitere Funktionen sichern, verbinden und steuern diesen Ablauf.
Auf dieser Seite verfolgst du die Funktionen an einem vereinfachten Beispiel und untersuchst, wie eine Störung auf andere Bereiche wirkt.
Hake ab, was du schon kannst — und komm am Ende hierher zurück!
Aufgabenbereiche eines Unternehmens erkennen
Ein Unternehmen muss viele einzelne Aufgaben erfüllen. Sachlich zusammengehörige Aufgaben werden zu betrieblichen Funktionen gebündelt. Wie genau diese Funktionen eingeteilt werden, hängt unter anderem von Unternehmensgröße, Zielsetzung und Organisationsform ab.
Betriebliche Funktion
Eine betriebliche Funktion ist ein abgegrenzter Aufgabenbereich, der zur Erfüllung des Betriebszwecks und der Unternehmensziele beiträgt.
Eine häufig verwendete Einteilung nennt sechs Grundfunktionen:
- Beschaffung: Material, Maschinen, Energie und andere Produktionsfaktoren bereitstellen.
- Leistungserstellung: Güter oder Dienstleistungen erzeugen.
- Lagerung: Bestände als Puffer bereithalten.
- Absatz: erstellte Leistungen am Markt verwerten.
- Finanzierung: Kapital beschaffen und die Zahlungsfähigkeit sichern.
- Rechnungswesen: betriebliche Mengen und Werte erfassen und für Planung, Kontrolle und Entscheidungen aufbereiten.
Diese Liste ist keine allgemeingültige Schablone. In einer anderen Einteilung kann die Lagerung zur Materialwirtschaft gehören. Logistik erscheint je nach Modell als Grundfunktion, als eigene Funktion oder als bereichsübergreifende Servicefunktion.
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern ihre Aufgabe und ihr Zusammenwirken.
Vom Input zum Absatz
Der Kernprozess lässt sich als Kette darstellen:
Beschaffung und Input → Leistungserstellung und Transformation → Absatz und Output
Input sind die eingesetzten Produktionsfaktoren. Bei der Transformation werden diese zu einer Leistung verarbeitet. Output ist das entstandene Gut oder die erbrachte Dienstleistung, die anschließend angeboten wird.
Ein Unternehmen stellt Schulhefte her.
- Die Beschaffung organisiert Papier, Druckfarbe und benötigte Betriebsmittel.
- Die Leistungserstellung bedruckt, schneidet und bindet das Papier zu Heften.
- Die Lagerung puffert Papierbestände und fertige Hefte.
- Der Absatz nimmt Bestellungen auf und verkauft die Hefte.
Die Schritte hängen voneinander ab: Fehlt geeignetes Papier, kann die Leistungserstellung die bestellte Menge nicht herstellen. Ohne fertige Hefte kann der Absatz die Bestellung nicht erfüllen.
In Industriebetrieben wird die Leistungserstellung häufig Produktion genannt. Produktion umfasst materielle und immaterielle Leistungen. Fertigung ist enger gemeint: Sie bezeichnet die industrielle Herstellung materieller, absatzreifer Güter.
Funktionen sichern und steuern den Kernprozess
Beschaffung, Leistungserstellung und Absatz funktionieren nur, wenn weitere Aufgaben erfüllt werden. Solche Bereiche werden je nach Einteilung als Querschnitts-, Service- oder Supportfunktionen bezeichnet.
- Leitung: legt Ziele fest und steuert das Unternehmen zielgerichtet.
- Personalwirtschaft: beschafft, betreut und verwaltet Personal.
- Finanzierung: stellt Kapital bereit und sichert die Liquidität, also die Fähigkeit, fällige Zahlungen zu leisten.
- Rechnungswesen: liefert aufbereitete Daten für Planung und Entscheidungen und erfüllt externe Informationspflichten.
- Controlling: unterstützt die Unternehmenssteuerung mit Zielen, Soll-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen.
- Forschung und Entwicklung: verbessert vorhandene Leistungen und entwickelt neue.
- Informationsmanagement: gewinnt, verarbeitet und verteilt benötigte Informationen.
- Logistik: koordiniert Material-, Wert- und Informationsflüsse über mehrere Bereiche hinweg.
Die Zuordnung ist nicht immer gleich. Finanzierung wird beispielsweise teils als Grundfunktion und teils als Querschnittsfunktion eingeordnet. Beide Sichtweisen können sinnvoll sein, wenn die jeweilige Aufgabe klar benannt wird.
Der Controlling-Regelkreis
Controlling bedeutet Unternehmenssteuerung und nicht bloß Kontrolle. Ein vereinfachter Regelkreis besteht aus fünf Schritten:
- Ziele festlegen und planen.
- Die Planung durchführen.
- Soll und Ist vergleichen.
- Abweichungen analysieren.
- Korrekturmaßnahmen ableiten und die weitere Durchführung steuern.
Das Heftunternehmen plant, eine Bestellung bis Freitag fertigzustellen. Am Mittwoch zeigt das Rechnungswesen geringere Produktionsmengen als vorgesehen. Das Controlling vergleicht Plan und Ergebnis, untersucht die Abweichung und unterstützt die Entscheidung über geeignete Maßnahmen.
Ohne vorher festgelegtes Ziel wäre nicht erkennbar, ob die erreichte Menge vom Plan abweicht.
Material, Informationen und Geld verfolgen
Ein Geschäftsprozess besteht nicht nur aus Abteilungen. Zwischen den Funktionen bewegen sich unterschiedliche Flüsse.
Materialfluss
Der Materialfluss beschreibt, wohin Rohstoffe, Teile und fertige Produkte gelangen.
Informationsfluss
Der Informationsfluss beschreibt die Weitergabe benötigter Daten und Mitteilungen, etwa Bestellungen, Bestandsmeldungen oder Produktionspläne.
Geldfluss
Der Geldfluss beschreibt Zahlungen und die damit verbundenen finanziellen Bewegungen.
Beim Heftunternehmen können die Flüsse so aussehen:
- Material: Papier gelangt von einem Lieferbetrieb zum Lager, weiter in die Produktion und als fertiges Heft zum Kunden.
- Information: Eine Bestellung erreicht den Absatz. Mengen- und Termininformationen werden an Produktion, Lager und Beschaffung weitergegeben.
- Geld: Das Unternehmen bezahlt den Papierlieferanten und erhält später die Zahlung des Kunden.
Eine Schnittstelle ist der Übergang zwischen beteiligten Funktionen. Dort müssen beispielsweise Material und Information zusammenpassen: Eine Lieferung ohne erkennbare Bestelldaten lässt sich schwer richtig zuordnen.
Logistik verbindet Bereiche, indem sie Flüsse plant, durchführt und kontrolliert. Dabei spielen nicht nur Mengen und Orte eine Rolle, sondern auch Zeit, Kosten, Qualität und die dazugehörigen Informationen.
Wähle in jeder Lücke die passende Form und prüfe anschließend deine Antworten.
Die Bestellung des Kunden ist zunächst ein . Papier auf dem Weg zur Produktion gehört zum . Die Zahlung an den Lieferanten ist ein . Der Übergang einer Bestandsmeldung vom Lager zur Beschaffung ist eine zwischen Funktionen.
Eine Störung wirkt auf mehrere Bereiche
Weil Funktionen miteinander verbunden sind, bleibt eine Störung selten auf einen Bereich beschränkt.
Der Papierlieferant liefert später als vereinbart.
- Beschaffung: Sie klärt den Liefertermin und prüft verfügbare Alternativen.
- Lagerung: Der Papierbestand sinkt und kann seine Pufferfunktion möglicherweise nicht mehr erfüllen.
- Leistungserstellung: Ohne ausreichendes Papier werden weniger Hefte produziert.
- Absatz: Zusagen an Kunden können gefährdet sein. Der Bereich benötigt aktuelle Informationen über lieferbare Mengen.
- Finanzierung: Eine mögliche Ersatzbeschaffung oder Terminverschiebung kann die geplanten Zahlungen verändern.
- Rechnungswesen und Controlling: Daten über Mengen, Kosten und Abweichungen unterstützen die Entscheidung über weitere Maßnahmen.
- Logistik: Material- und Informationsflüsse müssen neu abgestimmt werden.
Die genaue Wirkung hängt von Beständen, Terminen und gewählten Maßnahmen ab. Sicher ist jedoch: Eine Entscheidung in einem Bereich kann Folgen für mehrere andere Bereiche haben.
Auch eine Absatzstörung wirkt rückwärts. Fallen Bestellungen aus, muss ein Unternehmen möglicherweise Produktionsmengen, Beschaffung und Lagerplanung anpassen. Deshalb ist eine isolierte Betrachtung einzelner Funktionen nicht sachgerecht.
Funktionen und Prozesse aus zwei Blickwinkeln betrachten
Eine funktionale Darstellung beantwortet die Frage: Wer übernimmt welche Aufgabe? Eine Prozessdarstellung fragt: Wie läuft eine Leistung über mehrere Bereiche hinweg ab?
- Die Aufbauorganisation zeigt eher die statische Struktur, zum Beispiel Abteilungen und Stellen.
- Die Ablauf- oder Prozessorganisation zeigt die dynamische Folge von Tätigkeiten und Übergängen.
Beim Verrichtungsprinzip werden gleichartige Tätigkeiten gebündelt, etwa Beschaffung, Fertigung und Vertrieb. Beim Objektprinzip erfolgt die Gliederung beispielsweise nach Produkten oder Regionen. In der Praxis kommen häufig Mischformen vor.
Eine Abteilung ist nicht dasselbe wie ein vollständiger Prozess. Ein Prozess kann mehrere Funktionen und Abteilungen durchlaufen.
Alle Darstellungen vereinfachen die Wirklichkeit. Mit wachsender Größe und Komplexität eines Unternehmens werden seine Funktionsbeziehungen umfangreicher. Ein Modell hebt deshalb bestimmte Zusammenhänge hervor und lässt andere weg.
Karteikasten
Überlege zuerst selbst und drehe die Karte anschließend zum Prüfen um.
Alles auf einen Blick
- Betriebliche Funktionen
- Kernprozess: Beschaffung, Leistungserstellung und Absatz
- Sicherung: Lagerung, Personal und Finanzierung
- Steuerung: Leitung, Rechnungswesen und Controlling
- Verbindung: Logistik und Informationsmanagement
- Flüsse: Material, Informationen und Geld
- Darstellung: Aufbauorganisation und Prozessorganisation
- Abhängigkeit: Störungen wirken über Schnittstellen weiter
Abschluss-Check
Du hast den Kern verstanden, wenn du bei einem neuen Unternehmensfall nicht nur Funktionen aufzählst, sondern Aufgaben, Flüsse, Schnittstellen und mögliche Folgewirkungen miteinander verbindest.