Inventur einfach erklärt: Ablauf, Arten und Inventar

Die drei Begriffe beschreiben verschiedene Schritte. Zum Vermögen gehören wirtschaftliche Werte des Unternehmens, etwa Waren, Maschinen und Bankguthaben. Schulden sind Verpflichtungen gegenüber anderen, etwa ein zurückzuzahlender Bankkredit.

Alle Zahlenbeispiele und Übungsfälle in diesem Artikel sind fiktiv und vereinfacht.

Die Bilanz fasst gleichartige Werte des Inventars zu Sammelposten zusammen. Sie enthält keine ausführlichen Mengenlisten. Vermögenswerte stehen auf der Aktivseite; Schulden und Eigenkapital auf der Passivseite. In der üblichen Darstellung sind das die linke und die rechte Seite der Bilanz. Das Eigenkapital bezeichnet hier den Wert des Vermögens, der nach Abzug der Schulden verbleibt.

Welches Aufnahmeverfahren passt, hängt von der Art der Position ab.

Körperliche Inventur

Greifbare Vermögensgegenstände werden gezählt, gemessen oder gewogen. Dazu gehören beispielsweise Waren, Rohstoffe, Maschinen und Fahrzeuge. Ist eine genaue Aufnahme unmöglich oder wirtschaftlich unzumutbar, kann bei geeigneten Beständen wie einem Sandvorrat geschätzt und anschließend bewertet werden.

Buchinventur

Nicht körperliche Positionen werden aus Büchern und Belegen ermittelt. Kontoauszüge und andere Buchführungsunterlagen zeigen beispielsweise Bankguthaben, Forderungen, Verbindlichkeiten und aufgenommene Kredite. Forderungen sind Ansprüche auf eine Leistung, hier etwa auf die Zahlung einer Kundenrechnung. Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen, hier etwa zur Zahlung einer Lieferantenrechnung.

Bei Waren zählt nicht nur ihr Lagerort. Entscheidend ist auch, wem die Ware wirtschaftlich zuzurechnen ist. In der Regel ist das der Eigentümer. Ware in einem fremden Lager kann deshalb weiterhin zum eigenen Vermögen gehören. Kommissionsware verkauft ein Händler für Rechnung eines anderen Unternehmens; solche fremde Ware wird grundsätzlich beim Auftraggeber erfasst. Der Lagerort allein entscheidet also nicht.

Für Kaufleute in Deutschland gilt grundsätzlich: Sie müssen zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Für bestimmte kleine Einzelkaufleute gibt es gesetzliche Befreiungen. Der Bilanzstichtag ist der Tag, auf den sich die Bilanz bezieht, meist das Geschäftsjahresende. Häufig ist das der 31. Dezember. Die Inventurformen regeln entweder den Zeitpunkt der Aufnahme oder den Umfang der Bestandsermittlung.

Stichtagsinventur

Die Bestände werden am Bilanzstichtag körperlich oder buchmäßig aufgenommen.

Zeitnahe Stichtagsinventur

Die Aufnahme erfolgt zeitnah, in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder zehn Tagen nach dem Stichtag. Veränderungen zwischen Aufnahmetag und Stichtag müssen berücksichtigt werden.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur werden die Bestände laufend fortgeschrieben, also um Zugänge erhöht und um Abgänge vermindert. In der Lagerbuchführung werden alle Bestände und Bewegungen einzeln nach Tag, Art und Menge mit Belegen dokumentiert. Jeder so geführte Vorratsbestand wird mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen und mit dem Buchbestand verglichen. Festgestellte Differenzen werden geklärt und die Aufzeichnungen berichtigt. Die Aufnahme wird protokolliert; die Zählungen können über das Jahr verteilt werden.

Vor- oder nachverlegte Inventur

Die körperliche Aufnahme kann innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende stattfinden. Der Bestand wird für den Aufnahmetag nach Art, Menge und Wert in einem besonderen Inventar erfasst. Sein Gesamtwert muss anschließend ordnungsgemäß auf den Bilanzstichtag bezogen werden: Fortschreibung berücksichtigt die Veränderungen bis zum späteren Stichtag; Rückrechnung rechnet Veränderungen nach dem Stichtag rückwärts heraus.

Permanente und verlegte Inventur sind nicht für jeden Vorratsbestand zulässig. Steuerlich ausgeschlossen sind insbesondere für den Betrieb besonders wertvolle Güter. Auch erhebliche unkontrollierbare Verluste, etwa durch Verderb, schließen diese Verfahren aus, sofern sie nicht anhand von Erfahrungswerten annähernd zutreffend berücksichtigt werden können.

Stichprobeninventur

Die bisherigen Formen regeln vor allem, wann Bestände aufgenommen werden. Die Stichprobeninventur verändert dagegen den Umfang der Aufnahme: Der Gesamtbestand wird aus repräsentativen Stichproben ermittelt. Dafür sind anerkannte mathematisch-statistische Verfahren nötig, deren Aussagewert einer vollständigen körperlichen Inventur entsprechen muss. Eine beliebig ausgewählte kleine Warenmenge genügt dafür nicht.

Zum Anlagevermögen gehören Werte, die dem Betrieb dauerhaft dienen, etwa seine genutzten Maschinen. Das Umlaufvermögen umfasst insbesondere Vorräte zum Verbrauch oder Verkauf, Kundenforderungen und Zahlungsmittel. Die Nutzung entscheidet: Ein Lieferwagen im Einsatz gehört zum Anlagevermögen; ein zum Verkauf bestimmtes Fahrzeug beim Autohändler gehört zu den Vorräten.

Ein Inventar wird üblicherweise in drei Hauptbereiche gegliedert:

- Anlagevermögen, zum Beispiel Grundstücke, Maschinen und Fahrzeuge - Umlaufvermögen, zum Beispiel Vorräte, Forderungen, Bankguthaben und Kasse

- langfristige Schulden, zum Beispiel ein erst in mehreren Jahren fälliges Darlehen - kurzfristige Schulden, zum Beispiel bald fällige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten

1. Vermögen
2. Schulden
3. Eigenkapital oder Reinvermögen

Das Eigenkapital ist die Differenz zwischen Gesamtvermögen und Schulden:

$$\text{Eigenkapital} = \text{Gesamtvermögen} - \text{Schulden}$$

Die Inventur erfüllt nicht nur eine Dokumentationspflicht. Bei ihr vergleichst du den tatsächlich festgestellten Istbestand mit dem rechnerischen Sollbestand der Bücher.

Eine Abweichung kann verschiedene Ursachen haben:

• Schwund, also Mengenverluste, oder Verderb,
• Diebstahl,
• falsches Zählen, Messen oder Wiegen,
• nicht oder fehlerhaft gebuchte Zu- und Abgänge,
• falsche Zuordnung fremder oder unterwegs befindlicher Ware.

Eine Abweichung zeigt zunächst nur, dass geprüft werden muss. Sie beweist nicht automatisch Diebstahl.

Ein verlässlicher Arbeitsablauf

1. Aufnahmebereiche und Verantwortlichkeiten festlegen.
2. Bestände zählen, messen, wiegen oder aus Belegen übernehmen.
3. Art, Menge und Wert nachvollziehbar dokumentieren.
4. Istbestand und Sollbestand vergleichen.
5. Abweichungen prüfen und berichtigen.
6. Vermögen und Schulden ordnen und das Eigenkapital berechnen.
7. Gleichartige Werte für die Bilanz zusammenfassen.