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Aufwand und Kosten einfach abgrenzen
Aufwand erfasst den bewerteten Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen im externen Rechnungswesen. Kosten zeigen dagegen im internen Rechnungswesen, welcher bewertete Verbrauch dem Betriebszweck dient. Deshalb ist nicht jeder Aufwand eine Kostenart – und durch Zusatzkosten können sogar Kosten ohne entsprechenden Aufwand entstehen.
Hake ab, was du schon kannst — und komm am Ende hierher zurück!
Woran unterscheiden sich Aufwand und Kosten?
Stell dir einen Donutbetrieb vor: Er verbraucht Streusel für die Produktion und spendet zusätzlich Geld an eine gemeinnützige Initiative. Beides kann den Unternehmenserfolg mindern. Für die Kostenrechnung werden die beiden Vorgänge trotzdem unterschiedlich behandelt.
Aufwand
Aufwand ist der bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen innerhalb einer Periode. Er mindert grundsätzlich das Reinvermögen beziehungsweise Eigenkapital und wird im externen Rechnungswesen erfasst.
Kosten
Kosten sind der bewertete, betriebszweckbezogene Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen in einer Periode. Sie gehören zur Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR.
Betriebszweckbezogen bedeutet: Der Verbrauch hängt mit der eigentlichen betrieblichen Leistungserstellung zusammen. Material für die hergestellten Produkte besitzt diesen Bezug. Eine Spende gehört dagegen nicht unmittelbar zur Leistungserstellung.
Ein Donutbetrieb verbraucht Streusel im Wert von 400 Euro für seine Produkte. Der Verbrauch ist Aufwand, weil ein Gut verbraucht wurde. Er ist zugleich Kosten, weil er der Donutproduktion dient, zur betrachteten Periode gehört und kein außergewöhnlicher Vorgang ist.
Aufwand fragt: Welcher bewertete Verbrauch mindert den Erfolg? Kosten fragen zusätzlich: Gehört dieser Verbrauch zum gewöhnlichen Betriebszweck der betrachteten Periode?
Wie wird Aufwand zu Grundkosten?
Ein Aufwand wird als Grundkosten übernommen, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- Betriebszweckbezogen: Der Verbrauch dient der betrieblichen Leistungserstellung.
- Periodenrichtig: Er gehört zur gerade betrachteten Abrechnungsperiode.
- Nicht außerordentlich: Er stammt aus dem gewöhnlichen betrieblichen Ablauf und nicht aus einem ungewöhnlichen Großereignis.
Grundkosten
Grundkosten sind Aufwendungen, die dem Grunde und der Höhe nach als Kosten in die KLR übernommen werden. Der entsprechende Aufwand heißt auch Zweckaufwand.
Die Löhne der Beschäftigten in der laufenden Produktion erfüllen alle drei Bedingungen: Sie dienen dem Betriebszweck, gehören zur aktuellen Periode und entstehen gewöhnlich. Der Aufwand wird daher in gleicher Höhe als Grundkosten übernommen.
Der Zeitpunkt des Kaufs reicht noch nicht aus: Werden Rohstoffe eingekauft und zunächst gelagert, liegt zwar eine Ausgabe vor, aber noch kein Aufwand. Erst beim Verbrauch entsteht Aufwand. Erfüllt dieser Verbrauch die drei Bedingungen, entstehen zugleich Grundkosten.
Wann bleibt Aufwand neutral?
Fehlt mindestens eine der drei Bedingungen, wird der Aufwand nicht als Kosten übernommen. Er heißt dann neutraler Aufwand.
Neutraler Aufwand
Neutraler Aufwand mindert den Erfolg im externen Rechnungswesen, wird aber aus der KLR ausgeschlossen. Er ist betriebsfremd, periodenfremd oder außerordentlich.
- Betriebsfremder Aufwand hat keinen Bezug zur eigentlichen Leistungserstellung, zum Beispiel eine Spende.
- Periodenfremder Aufwand wurde betrieblich verursacht, gehört aber zu einer anderen Abrechnungsperiode, zum Beispiel eine Steuernachzahlung für das Vorjahr.
- Außerordentlicher Aufwand entsteht durch einen ungewöhnlichen Vorgang, der nicht in die gewöhnlichen Kosten der Leistungserstellung eingehen soll, zum Beispiel ein Brand einer Lagerhalle.
Ein Möbelhersteller spendet 100.000 Euro an eine gemeinnützige Organisation. Die Spende ist Aufwand, aber wegen des fehlenden unmittelbaren Bezugs zur Möbelproduktion keine Kosten. Sie ist betriebsfremder neutraler Aufwand.
Bei Reparaturen musst du den Anlass prüfen. Eine gewöhnliche, betriebsbedingte Maschinenreparatur kann Grundkosten verursachen. Eine Reparatur nach einem außergewöhnlichen Unwetter kann dagegen außerordentlicher neutraler Aufwand sein. Das Wort „Reparatur“ allein genügt also nicht für die Zuordnung.
Wie entstehen Anderskosten und Zusatzkosten?
Nicht alle Kosten werden unverändert aus dem Aufwand übernommen. Die KLR darf betriebliche Sachverhalte für ihre internen Rechnungsziele anders bewerten oder einen wirtschaftlichen Nutzenentgang berücksichtigen.
Anderskosten
Anderskosten haben einen entsprechenden Aufwand im externen Rechnungswesen, werden in der KLR aber in anderer Höhe angesetzt.
Eine Maschine wird im externen Rechnungswesen über fünf Jahre, intern aber über sieben Jahre abgeschrieben. In beiden Rechnungen wird der Werteverzehr erfasst. Wegen der unterschiedlichen Bewertung sind Aufwand und Kosten jedoch verschieden hoch: Die interne Abschreibung gehört zu den Anderskosten.
Zusatzkosten
Zusatzkosten werden in der KLR angesetzt, obwohl ihnen kein entsprechender Aufwand im externen Rechnungswesen gegenübersteht. Häufig bilden sie einen entgangenen Nutzen ab.
Ein entgangener Nutzen der nicht gewählten Alternative heißt Opportunitätskosten.
Ein Unternehmen setzt 100.000 Euro im eigenen Betrieb ein. Bei einer alternativen Geldanlage mit 10 Prozent Jahreszins wären 10.000 Euro pro Jahr entstanden:
$$100.000\,€ \times 10\% = 10.000\,€$$
Der entgangene Zinsertrag kann als kalkulatorischer Zins berücksichtigt werden. Liegt dafür kein Aufwand im externen Rechnungswesen vor, handelt es sich um Zusatzkosten.
Weitere Beispiele für Zusatzkosten sind ein kalkulatorischer Unternehmerlohn oder eine kalkulatorische Miete für kostenlos genutzte, nicht betriebseigene Räume. Wird dagegen bereits Miete als Aufwand erfasst und intern nur anders bewertet, können Anderskosten vorliegen.
Grundkosten stimmen mit dem Aufwand überein. Anderskosten besitzen Aufwand, aber in anderer Höhe. Zusatzkosten besitzen keinen entsprechenden Aufwand.
So ordnest du einen Geschäftsfall ein
Nutze bei jedem neuen Fall dieselbe Reihenfolge:
- Liegt ein bewerteter Verbrauch vor? Dann prüfst du Aufwand.
- Dient der Verbrauch dem Betriebszweck? Wenn nein, ist der Aufwand betriebsfremd und neutral.
- Gehört er zur betrachteten Periode? Wenn nein, ist er periodenfremd und neutral.
- Ist der Vorgang gewöhnlich? Wenn nein, ist er außerordentlich und neutral.
- Stimmen Aufwand und Kosten in der Höhe überein? Dann liegen Grundkosten vor.
- Gibt es Aufwand, aber eine andere interne Bewertung? Dann liegen Anderskosten vor.
- Gibt es Kosten ohne entsprechenden Aufwand? Dann liegen Zusatzkosten vor.
Fall: Ein Betrieb verbraucht in der aktuellen Periode Material für seine gewöhnliche Produktion.
Prüfung: Ein bewerteter Verbrauch liegt vor. Er dient dem Betriebszweck, gehört zur aktuellen Periode und ist nicht außerordentlich. Es gibt keinen Hinweis auf eine abweichende Bewertung.
Ergebnis: Der Materialverbrauch ist Aufwand und zugleich Grundkosten.
Übung: Vier Fälle prüfen
Ordne jeden Fall ein:
- Gehälter der laufenden Produktion
- Spende an eine Hilfsorganisation
- Abschreibung, die intern anders als extern bemessen wird
- Kalkulatorische Miete für kostenlos genutzte externe Räume
Karteikasten
Überlege zuerst selbst und drehe die Karte anschließend zum Prüfen um.
Alles auf einen Blick
- Aufwand und Kosten
- Aufwand: bewerteter Verbrauch im externen Rechnungswesen
- Neutraler Aufwand: betriebsfremd, periodenfremd oder außerordentlich
- Grundkosten: Aufwand und Kosten stimmen überein
- Anderskosten: Aufwand vorhanden, intern anders bewertet
- Zusatzkosten: kein entsprechender Aufwand vorhanden
- Prüfschema: Betriebszweck, Periode und Außerordentlichkeit prüfen
Abschluss-Check
Du kannst einen Fall sicher einordnen, wenn du nicht nur nach dem Geldfluss fragst. Prüfe zuerst den Verbrauch und danach Betriebszweck, Periode, Außerordentlichkeit sowie das Verhältnis zwischen Aufwand und internem Kostenansatz.