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Buchführung einfach erklärt: Belege, Konten, Abschluss
Buchführung hält alle wertbezogenen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig, geordnet und nachvollziehbar fest. Sie zeigt, was ein Unternehmen besitzt, wem es etwas schuldet und wie Gewinn oder Verlust entstanden sind.
Auf dieser Seite lernst du den Weg vom Beleg über den Buchungssatz bis zu Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz kennen.
Hake ab, was du schon kannst — und komm am Ende hierher zurück!
Warum braucht ein Unternehmen Buchführung?
Ein Unternehmen kauft Material, bezahlt Miete, verkauft Waren oder erhält Geld von Kunden. Jeder solche Vorgang verändert seine wirtschaftliche Lage.
Geschäftsvorfall
Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang, der Vermögen, Schulden, Aufwand oder Ertrag eines Unternehmens verändert und deshalb aufgezeichnet werden muss.
Buchführung erfüllt mehrere Aufgaben:
- Sie dokumentiert Geschäftsvorfälle vollständig und nachvollziehbar.
- Sie liefert die Grundlage für Gewinnermittlung und Steuererklärungen.
- Sie zeigt Vermögen, Schulden und Zahlungsfähigkeit.
- Sie unterstützt Planung, Kontrolle und unternehmerische Entscheidungen.
- Sie liefert Daten für GuV, Bilanz und weitere Auswertungen.
Drei ähnliche Begriffe haben unterschiedliche Bedeutungen:
- Rechnungswesen ist der Oberbegriff. Dazu gehören neben der Finanzbuchführung auch Kostenrechnung, Auswertungen und Planung.
- Buchführung bezeichnet das geordnete Aufzeichnen der Geschäftsvorfälle.
- Buchhaltung meint häufig die laufende praktische Arbeit oder die zuständige Abteilung.
Wie gelangt ein Beleg in den Jahresabschluss?
Der Weg einer Buchung beginnt meist mit einem Beleg. Das kann zum Beispiel eine Rechnung, ein Kontoauszug oder ein Kassenbeleg sein.
Keine Buchung ohne Beleg: Der Beleg macht Grund, Zeitpunkt und Betrag eines Geschäftsvorfalls nachprüfbar.
Der typische Ablauf lautet:
- Beleg prüfen: Stimmen Betrag, Datum und Geschäftsgrund?
- Kontieren: Betroffene Konten sowie Soll und Haben bestimmen.
- Im Journal erfassen: Der Vorgang wird zeitlich geordnet eingetragen.
- Ins Hauptbuch übernehmen: Die Beträge werden sachlich nach Konten geordnet.
- Konten abschließen: Salden werden ermittelt und geprüft.
- Abschluss erstellen: Die Daten fließen in GuV und Bilanz.
Das Journal, auch Grundbuch genannt, ordnet Buchungen chronologisch. Das Hauptbuch ordnet dieselben Buchungen nach Konten. Nebenbücher liefern Details, etwa zu Kasse, Waren, Anlagen, Kunden oder Lieferanten.
Wann werden EÜR und doppelte Buchführung verwendet?
Jedes Unternehmen muss seinen Gewinn ordnungsgemäß ermitteln. Die dafür zulässige Methode hängt unter anderem von Rechtsform, Kaufmannseigenschaft und gesetzlichen Größenmerkmalen ab.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bei der EÜR werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben grundsätzlich nach ihrem Zu- und Abfluss gegenübergestellt:
$$\text{Betriebseinnahmen} - \text{Betriebsausgaben} = \text{Gewinn oder Verlust}$$
Ein Betrieb nimmt in einem Zeitraum 4.200 Euro ein und gibt 3.100 Euro aus.
$$4.200\,\text{Euro} - 3.100\,\text{Euro} = 1.100\,\text{Euro}$$
Der Betrieb erzielt nach diesem vereinfachten Beispiel einen Gewinn von 1.100 Euro. Auch bei einer EÜR müssen Belege vollständig und geordnet dokumentiert werden.
Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall wertgleich auf mindestens zwei Konten erfasst. Aus den Konten entstehen am Jahresende GuV und Bilanz.
Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Andere Unternehmen dürfen eine EÜR nur verwenden, wenn keine handels- oder steuerrechtliche Buchführungspflicht besteht.
Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung entscheidet nicht darüber, ob ein Unternehmen eine EÜR verwenden darf. Eine GmbH darf deshalb nicht allein wegen ihres Kleinunternehmerstatus zur EÜR wechseln.
Wie funktionieren Konten, Soll und Haben?
Ein Konto besitzt eine Sollseite und eine Habenseite. Soll bedeutet nicht automatisch Forderung, und Haben bedeutet nicht automatisch Guthaben. Die richtige Seite hängt von der Kontenart und der Veränderung ab.
- Aktivkonten erfassen Vermögenswerte wie Kasse, Bank, Maschinen und Forderungen. Zugang im Soll, Abgang im Haben.
- Passivkonten erfassen Eigenkapital und Schulden wie Darlehen oder Verbindlichkeiten. Zugang im Haben, Abgang im Soll.
- Aufwandskonten erfassen Werteverzehr, etwa Miete oder Materialverbrauch. Aufwand steht im Soll.
- Ertragskonten erfassen Wertzuwachs, etwa Umsatzerlöse. Ertrag steht im Haben.
Ein Buchungssatz folgt dem Muster:
$$\text{Soll an Haben}$$
Dabei muss die Summe der Sollbuchungen der Summe der Habenbuchungen entsprechen.
Beispiel: Eine Forderung wird bezahlt
Ein Kunde überweist 300 Euro auf eine bereits bestehende Forderung.
- Das Bankguthaben nimmt zu: Aktivkonto Bank, Zugang im Soll.
- Die Forderung nimmt ab: Aktivkonto Forderungen, Abgang im Haben.
- Der Buchungssatz lautet:
Bank an Forderungen 300 Euro
Soll und Haben betragen jeweils 300 Euro. Die Zahlung erzeugt keinen neuen Ertrag, weil der Ertrag bereits bei der Entstehung der Forderung erfasst wurde.
Beispiel: Mehrere Konten auf einer Seite
Ein Kunde begleicht eine Forderung von 350 Euro: 200 Euro bar und 150 Euro per Überweisung.
Kasse 200 Euro, Bank 150 Euro an Forderungen 350 Euro
Die beiden Sollbeträge ergeben zusammen 350 Euro. Damit entspricht die Sollsumme der Habensumme.
Wie hängen Inventur, GuV und Bilanz zusammen?
Die Buchführung sammelt laufend die Daten. Die Inventur erfasst die tatsächlichen Bestände; GuV und Bilanz verdichten die Buchführungsdaten zum Jahresabschluss.
Inventur und Inventar
Die Inventur ist die Bestandsaufnahme von Vermögen und Schulden. Ihr geordnetes Ergebnis heißt Inventar.
Die Bilanz stellt Vermögen den zugehörigen Finanzierungsquellen gegenüber. Dabei gilt:
$$\text{Aktiva} = \text{Passiva}$$
- Die Aktiva zeigen die Verwendung des Kapitals, etwa für Maschinen, Waren, Forderungen oder Bankguthaben.
- Die Passiva zeigen die Herkunft des Kapitals, also Eigenkapital und Fremdkapital.
Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, stellt Erträge und Aufwendungen gegenüber:
$$\text{Erträge} - \text{Aufwendungen} = \text{Gewinn oder Verlust}$$
Ein Gewinn erhöht grundsätzlich das Eigenkapital, ein Verlust mindert es. Bilanz und GuV gehören bei der doppelten Buchführung gemeinsam zum Jahresabschluss.
Was macht Buchführung ordnungsgemäß?
Gute Buchführung muss vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar sein. Nachträgliche Änderungen dürfen den ursprünglichen Vorgang nicht unsichtbar machen.
Wichtige Grundsätze sind:
- Jeder Geschäftsvorfall wird vollständig erfasst.
- Jede Buchung lässt sich mit einem Beleg verbinden.
- Bargeldbewegungen werden täglich dokumentiert.
- Fehler werden nachvollziehbar korrigiert und nicht spurlos gelöscht.
- Digitale Unterlagen bleiben lesbar, geordnet und unverändert erhalten.
- Elektronisch empfangene Rechnungsdaten werden im maßgeblichen elektronischen Format aufbewahrt.
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt bei digitalen Prozessen, wie Unterlagen entstehen, verarbeitet, gespeichert und geschützt werden. Buchhaltungssoftware kann viele Arbeitsschritte automatisieren, übernimmt aber nicht die Verantwortung für richtige und vollständige Angaben.
Automatisch gebucht bedeutet nicht automatisch richtig. Beleg, Kontenwahl, Betrag und Geschäftsgrund müssen weiterhin prüfbar sein.
Karteikasten
Überlege zuerst selbst und drehe die Karte anschließend zum Prüfen um.
Alles auf einen Blick
- Buchführung
- Grundlage
- Geschäftsvorfall
- Beleg
- Kontierung
- Ordnung
- Journal: zeitlich
- Hauptbuch: sachlich
- Konten
- Bestandskonten: Aktiv und Passiv
- Erfolgskonten: Aufwand und Ertrag
- Gewinnermittlung
- EÜR: Einnahmen und Ausgaben
- Doppelte Buchführung: Soll und Haben
- Jahresabschluss
- GuV: Erfolg
- Bilanz: Vermögen und Kapital
- Grundlage
Abschluss-Check
Wenn du Soll und Haben bestimmst, gehe immer in dieser Reihenfolge vor: Konten erkennen, Kontenarten bestimmen, Veränderung prüfen, Buchungssatz bilden und Betragsgleichheit kontrollieren.