Geschäftsbuchführung: Bilanz und Buchungen verstehen

Ein Unternehmen kauft Maschinen, bezahlt Rechnungen, verkauft Erzeugnisse und erhält Zahlungen. Jeder solche Geschäftsvorfall verändert mindestens einen Wert des Unternehmens.

Die Buchführung erfüllt mehrere Aufgaben:

• Sie dokumentiert Geschäftsvorfälle chronologisch und sachlich.
• Sie stellt Vermögen, Schulden und Eigenkapital dar.
• Sie ermittelt Aufwendungen, Erträge und den Erfolg.
• Sie liefert die Grundlage für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
• Sie unterstützt Planung, Kontrolle und Besteuerung.

Buchführung, Buchhaltung und Rechnungswesen bedeuten nicht dasselbe:

• Die Buchführung ist die geordnete Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle.
• Die Buchhaltung ist häufig die Abteilung oder Tätigkeit, die diese Aufzeichnungen erledigt.
• Das Rechnungswesen umfasst zusätzlich beispielsweise Kostenrechnung, Statistik und Planung.

Bevor ein Unternehmen seine Bestände darstellen kann, muss es feststellen, was tatsächlich vorhanden ist.

Das Vermögen wird häufig gegliedert in:

• Anlagevermögen: Werte, die dem Unternehmen langfristig dienen, etwa Gebäude und Maschinen.
• Umlaufvermögen: Werte, die sich im laufenden Geschäft häufiger verändern, etwa Vorräte, Forderungen, Bankguthaben und Kassenbestand.

Forderungen entstehen durch noch nicht bezahlte Kundenrechnungen. Verbindlichkeiten sind noch nicht bezahlte Rechnungen von Lieferanten.

Das Eigenkapital oder Reinvermögen berechnest du so:

$$\text{Vermögen} - \text{Schulden} = \text{Eigenkapital}$$

In Worten: Vom gesamten Vermögen werden alle Schulden abgezogen.

Die Bilanz fasst das ausführliche Inventar in Kontenform zusammen:

Die Aktivseite zeigt, wofür das Kapital verwendet wurde. Die Passivseite zeigt, woher es stammt. Deshalb gilt immer:

$$\text{Aktivsumme} = \text{Passivsumme}$$

Eine Bilanz zeigt nur den Stand an einem Stichtag. Laufende Veränderungen werden deshalb auf Bestandskonten erfasst. Jedes Konto besitzt eine Soll- und eine Habenseite.

Aktivkonten gehören zu Vermögenswerten wie Maschinen, Bank, Kasse oder Forderungen. Passivkonten gehören zur Kapitalherkunft, etwa Eigenkapital, Darlehen und Verbindlichkeiten.

Wird ein Bankkonto überzogen, entsteht eine Schuld gegenüber der Bank. Eine Kasse kann dagegen keinen tatsächlichen Minusbestand enthalten: Es kann nicht weniger Bargeld vorhanden sein als 0 €.

Die doppelte Buchführung erfasst jeden buchungsfähigen Vorgang mindestens einmal im Soll und einmal im Haben. Dabei müssen die Beträge übereinstimmen.

Gehe in fünf Schritten vor:

1. Bestimme die betroffenen Konten.
2. Ordne jedes Konto als Aktiv-, Passiv- oder Erfolgskonto ein.
3. Prüfe bei jedem Konto, ob eine Mehrung oder Minderung vorliegt.
4. Leite daraus Soll und Haben ab.
5. Schreibe den Buchungssatz in der Form Soll an Haben.

Die folgenden einfachen Übungsfälle lassen Umsatzsteuer unberücksichtigt.

Ein Buchungssatz kann mehrere Soll- oder Habenkonten enthalten. Ein Kunde begleicht eine Forderung von 350 €: 200 € bar und 150 € per Bank.

Kasse 200 €, Bank 150 € an Forderungen 350 €

Auch hier gilt: 200 € plus 150 € ergeben den Habenbetrag von 350 €.

Nicht jeder Geschäftsvorfall verändert den Unternehmenserfolg. Ein reiner Tausch zwischen Bestandskonten ist erfolgsneutral. Aufwendungen und Erträge sind dagegen erfolgswirksam.

Typische Aufwendungen sind Löhne, Miete, Büromaterial, Werbung und Reparaturen. Typische Erträge sind Umsatzerlöse und Zinserträge.

Erfolgskonten besitzen keinen Anfangsbestand. Am Periodenende werden sie über die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, abgeschlossen:

• Aufwandskonto: GuV an Aufwandskonto
• Ertragskonto: Ertragskonto an GuV
• Gewinn: GuV an Eigenkapital
• Verlust: Eigenkapital an GuV

Die Geschäftsbuchführung verbindet einzelne Belege mit dem Jahresabschluss. Ein typischer Ablauf ist:

1. Vermögen und Schulden durch Inventur feststellen.
2. Inventar und Eröffnungsbilanz erstellen.
3. Bestandskonten eröffnen.
4. Belege prüfen und Geschäftsvorfälle kontieren.
5. Buchungen chronologisch im Grundbuch oder Journal erfassen.
6. Buchungen sachlich auf Konten im Hauptbuch ordnen.
7. Rechnerische Bestände mit den tatsächlichen Inventurbeständen vergleichen.
8. Erfolgskonten über die GuV abschließen.
9. Schlussbilanz erstellen.

Das Grundbuch ordnet die Buchungen nach der Zeit. Das Hauptbuch ordnet sie nach Sachkonten. Nebenbücher enthalten Einzelheiten, beispielsweise zu Kasse, Waren, Anlagen, Forderungen oder Verbindlichkeiten.

Auch bei elektronischer Buchführung gelten diese Anforderungen. Digitale Systeme können Belege speichern, Buchungen übertragen und Auswertungen erstellen. Die Verantwortung für vollständige, prüfbare und unveränderbar dokumentierte Aufzeichnungen bleibt jedoch bestehen.

Ob ein Unternehmen eine Einnahmenüberschussrechnung nutzen darf oder doppelt buchen und bilanzieren muss, hängt unter anderem von Rechtsform, Kaufmannseigenschaft und gesetzlichen Voraussetzungen ab. Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung beantwortet diese Frage nicht.

Der Zusammenhang lautet:

Beleg → Buchungssatz → Grundbuch → Hauptbuch → Bilanz und GuV

Die Bestandsrechnung verläuft so:

Inventur → Inventar → Bilanz → Bestandskonten → Schlussbilanz

Wenn du Inventur, Kontenlogik und Erfolgsermittlung miteinander verbinden kannst, erkennst du hinter einem Buchungssatz nicht nur Soll und Haben, sondern auch seine Wirkung auf Bilanz und GuV.