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In einem Unternehmen reicht es nicht zu wissen, dass Geld ausgegeben wurde. Du musst auch erkennen, wofür es ausgegeben wurde. Stell dir eine Schülerfirma vor, die Pausen-Snacks verkauft: Erst wenn ihr eure Ausgaben ordnet, könnt ihr Preise sinnvoll planen.
- Du erklärst, was die Kostenartenrechnung macht.
- Du unterscheidest wichtige Kostenarten.
- Du ordnest Kosten in einfachen Beispielen richtig zu.
- Du verstehst, warum die Kostenartenrechnung die Grundlage für weitere Rechnungen ist.
Wozu braucht man die Kostenartenrechnung?
Wenn eine Firma viele Rechnungen bezahlt, entsteht schnell ein Durcheinander. Es gibt Ausgaben für Material, Löhne, Miete, Strom, Werbung oder Maschinen. Damit daraus brauchbare Informationen werden, werden diese Beträge geordnet.
Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern oder Leistungen, der durch die eigentliche Arbeit eines Unternehmens entsteht. Wenn eine Bäckerei Mehl verbraucht, um Brot zu backen, entstehen Kosten.
Die Kostenartenrechnung ist der erste Schritt der Kosten- und Leistungsrechnung. Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, ist die interne Rechnung eines Unternehmens. Sie hilft, Kosten zu planen, zu kontrollieren und Preise zu kalkulieren.
Die Kostenartenrechnung erfasst die Kosten einer bestimmten Periode und ordnet sie nach Kostenarten. Eine Periode ist ein abgegrenzter Zeitraum, zum Beispiel ein Monat oder ein Jahr.
Die Leitfrage lautet: Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen? Noch nicht gefragt wird, in welchem Bereich sie entstanden sind oder welches Produkt sie genau verursacht hat.
Eine Schülerfirma verkauft belegte Brötchen.
In einem Monat fallen diese Kosten an:
- Brötchen und Belag: 180 Euro
- Servietten: 20 Euro
- Strom für den Kühlschrank: 15 Euro
- Werbung für Plakate: 10 Euro
Die Kostenartenrechnung sammelt diese Beträge und ordnet sie. Lebensmittel und Servietten gehören zu den Materialkosten. Strom gehört hier zu den Energiekosten. Werbung gehört zu den Vertriebskosten.
Die Kostenartenrechnung beantwortet zuerst die Frage: Was für Kosten sind entstanden?
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Kostenarten: Kosten sinnvoll sortieren
Eine Kostenart ist eine Gruppe gleichartiger Kosten. Sie fasst Kosten zusammen, die nach demselben Merkmal geordnet werden.
Eine Kostenart ist eine Kostenkategorie. Beispiele sind Materialkosten, Personalkosten, Raumkosten oder Energiekosten.
Die Gliederung kann unterschiedlich aussehen. Häufig ordnet man Kosten nach dem verbrauchten Produktionsfaktor. Ein Produktionsfaktor ist etwas, das ein Unternehmen für seine Leistung braucht, zum Beispiel Arbeit, Material, Maschinen oder Räume.
Eine kleine Fahrradwerkstatt hat im April diese Kosten:
- Reifen und Schläuche: Materialkosten
- Lohn für Mitarbeitende: Personalkosten
- Miete der Werkstatt: Raumkosten
- Strom für Licht und Geräte: Energiekosten
- Reparatur einer Maschine durch eine externe Firma: Dienstleistungskosten
Alle Beträge werden in passende Kostenarten einsortiert.
Manche Unternehmen nutzen sehr grobe Kostenarten. Andere brauchen viele Untergruppen. Eine große Fabrik unterscheidet zum Beispiel verschiedene Materialarten genauer als eine kleine Schülerfirma.
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Einzelkosten und Gemeinkosten
Manchmal kann man Kosten direkt einem Produkt zuordnen. Manchmal geht das nicht sauber. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie später für die Kalkulation gebraucht wird.
Ein Kostenträger ist ein Produkt, ein Auftrag oder eine Dienstleistung, dem am Ende Kosten zugerechnet werden.
Einzelkosten sind Kosten, die einem bestimmten Kostenträger direkt zugerechnet werden können.
Gemeinkosten sind Kosten, die nicht direkt einem einzelnen Kostenträger zugerechnet werden können. Sie betreffen mehrere Produkte oder den ganzen Betrieb.
Eine Schreinerei baut Tische und Regale.
Für einen bestimmten Tisch werden Holzplatten im Wert von 90 Euro verbraucht. Diese 90 Euro sind Einzelkosten, weil sie direkt zu diesem Tisch gehören.
Die Werkstattmiete beträgt 1.200 Euro im Monat. In der Werkstatt werden Tische, Regale und Reparaturen erledigt. Die Miete ist deshalb Gemeinkosten, weil sie nicht nur zu einem einzigen Produkt gehört.
Einzelkosten kannst du direkt zuordnen. Gemeinkosten musst du später verteilen.
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Fixe und variable Kosten
Unternehmen wollen wissen, was passiert, wenn sie mehr oder weniger produzieren. Dafür unterscheidet man Kosten nach ihrem Verhalten bei veränderter Beschäftigung. Beschäftigung bedeutet hier: Wie stark ein Betrieb ausgelastet ist, zum Beispiel wie viele Stück produziert werden.
Fixe Kosten bleiben in einem bestimmten Zeitraum gleich, auch wenn die Produktionsmenge steigt oder sinkt.
Variable Kosten verändern sich mit der Produktionsmenge.
Eine Schülerfirma druckt T-Shirts.
Die Miete für den Raum beträgt 100 Euro im Monat. Sie bleibt gleich, egal ob 20 oder 80 T-Shirts bedruckt werden. Das sind fixe Kosten.
Für 20 T-Shirts braucht die Firma unbedruckte Shirts und Farbe für zusammen 160 Euro. Wenn mehr T-Shirts produziert werden, steigen diese Kosten. Das sind variable Kosten.
Zusätzlich gibt die Firma 30 Euro für Werbung aus. Diese Werbung gehört nicht automatisch zu jedem einzelnen T-Shirt, sondern unterstützt den Verkauf.
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Fix bedeutet: bleibt zunächst gleich. Variabel bedeutet: verändert sich mit der Menge.
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Primärkosten, Sekundärkosten und kalkulatorische Kosten
Nicht alle Kosten kommen auf dieselbe Weise zustande. Manche entstehen durch Leistungen von außen. Andere entstehen durch Leistungen, die das Unternehmen selbst erstellt und intern nutzt.
Primärkosten entstehen durch den Verbrauch von Gütern oder Leistungen, die von außen kommen oder als ursprüngliche Einsatzfaktoren erfasst werden. Beispiele sind Materialeinkauf, Löhne oder Strom vom Energieanbieter.
Sekundärkosten entstehen, wenn eine selbst erstellte innerbetriebliche Leistung verbraucht wird. Zum Beispiel repariert die eigene Werkstatt eine Maschine für die Produktion.
In der Kostenartenrechnung stehen häufig die Primärkosten im Vordergrund. Sekundärkosten werden oft stärker in der Kostenstellenrechnung behandelt.
Eine Kostenstelle ist ein Bereich im Unternehmen, in dem Kosten entstehen, zum Beispiel Produktion, Verwaltung oder Vertrieb.
Kalkulatorische Kosten sind Kosten, die für interne Entscheidungen angesetzt werden, obwohl sie in der Finanzbuchhaltung gar nicht oder in anderer Höhe auftauchen.
Ein Unternehmer arbeitet selbst jeden Tag im Laden, zahlt sich aber kein festes Gehalt. Für die Preiskalkulation wäre es trotzdem falsch, seine Arbeitszeit mit 0 Euro anzusetzen. Deshalb kann ein kalkulatorischer Unternehmerlohn berücksichtigt werden.
Ein anderes Beispiel ist eine Maschine. In der Buchhaltung wird sie nach bestimmten Regeln abgeschrieben. Für die Kostenrechnung kann eine andere, realistischere Abschreibung genutzt werden, wenn sie die tatsächliche Nutzung besser abbildet.
Kalkulatorische Kosten helfen, Entscheidungen realistischer zu treffen. Sie sind keine Fantasiezahlen, sondern begründete interne Rechengrößen.
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Grundsätze und Ablauf
Damit die Kostenartenrechnung brauchbar ist, braucht sie klare Regeln. Sonst werden Kosten doppelt gezählt, vergessen oder falsch eingeordnet.
Vollständigkeit bedeutet: Alle relevanten betrieblichen Kosten der Periode werden erfasst.
Eindeutigkeit bedeutet: Jede Kostenart ist klar beschrieben, damit jeder Betrag richtig zugeordnet werden kann.
Überschneidungsfreiheit bedeutet: Ein Kostenbetrag darf nicht gleichzeitig in mehrere Kostenarten passen.
Wirtschaftlichkeit bedeutet: Der Nutzen der genauen Rechnung soll größer sein als der Aufwand dafür.
Der Ablauf ist meist einfach: Zuerst werden die Kosten aus Belegen, Buchhaltung und internen Daten gesammelt. Dann werden nicht passende Aufwendungen abgegrenzt. Danach werden die übrigen Kosten den Kostenarten zugeordnet. Am Ende liegen geordnete Daten vor.
Eine Firma hat eine Spende an einen Sportverein bezahlt. Diese Zahlung ist zwar eine Ausgabe, gehört aber nicht zur eigentlichen Leistungserstellung der Firma. Für die Kostenrechnung kann sie deshalb als nicht betriebsbezogen ausgegrenzt werden.
Eine Rohstoffrechnung für 2.000 Euro gehört dagegen zur Produktion. Sie wird als Materialkosten erfasst.
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Gute Kostenartenrechnung ist vollständig, eindeutig, überschneidungsfrei und wirtschaftlich.
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Zusammenfassung
Die Kostenartenrechnung ist der erste Schritt der internen Kostenrechnung. Sie sammelt die Kosten einer Periode und ordnet sie nach Kostenarten. Dadurch erkennt ein Unternehmen, welche Kosten in welcher Höhe entstanden sind.
Wichtige Kostenarten sind zum Beispiel Materialkosten, Personalkosten, Raumkosten, Energiekosten und kalkulatorische Kosten. Außerdem unterscheidest du Einzelkosten und Gemeinkosten, fixe und variable Kosten sowie Primärkosten und Sekundärkosten.
Erst ordnen, dann weiterrechnen: Die Kostenartenrechnung schafft die Grundlage für Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung.
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